Burgan Yatırım, müşteri talimatları sürecini işlettiği dijital altyapısını kullanarak doküman arşivini genişletme kararı aldı. Kurum yazışmalarının ve iş birimlerinin yaptıkları sözleşmelerin elektronik ortamda takibine yönelik olarak OpenText eDOCS DM sisteminin yaygınlaştırılması kararlaştırıldı.

Mind2Biz tarafından yürütülen çalışmada öncelikle kuruma gelen ve giden tüm resmi yazıların, yetkili kişilerce OpenText eDOCS DM sistemine belirli bilgileri içerecek şekilde arşivlenmesi ve istenildiği zaman yine bu sistem üzerinden ulaşılıp raporlanabilmesi amaçlanmaktadır.

Ayrıca Bilgi Teknolojileri, Yurtiçi Satış Birimi Operasyon, İç Denetim, Muhasebe, Online Sistemler, İnsan Kaynakları gibi iş birimlerinin satıcı firmalar ile yaptıkları sözleşmelerin OpenText eDOCS DM sisteminde saklanması, her bölümün yetkililerinin kendi sözleşmelerini, belirlenen asgari bilgiler tanımlanarak (sözleşme başlangıç/bitiş tarihleri, ne tür bir sözleşme olduğu, tutarı vb.), bu sistemde takip etmeleri hedeflenmektedir. Sistemde bu işlevlerin yanısıra sözleşmelerin iptal bildirimlerinin yapılabilmesi için bitiş tarihinden belirli ay öncesinde iş birimlerinde yetkili kişilere uyarı mesajı gönderilebilmesi için bir uyarlama yapılmıştır.

OpenText eDOCS, bilgi birikiminizi yönetme ve bilgiye dayalı kurumsal varlıkların, günümüz iş koşullarında performansınızı artırmak için kullanımı alanlarında başarısı kanıtlanmış bir çözümdür. İş süreçlerine ait hassas iş bilgilerinin kontrollü yöntemlerle işlendiği, güvenlik tanımları altında korunduğu ve aynı zamanda günlük işlemler için ihtiyaç duyulduğu anda kolaylıkla erişilebildiği ortamlar yaratır. OpenText eDOCS DM Doküman Yönetim Sistemi, belgelerin ve birçok global organizasyonda yaygın olarak görülen “bilgi adalarının” etkili bir şekilde yönetilememesi nedeniyle artan verimsizliği giderir. Kullanıcıların iş içeriğini güvenlikli ve tümleşik bir ortamda toplamalarına, düzenlemelerine, yerleştirmelerine ve paylaşmalarına olanak tanıyarak, belge temelli bilgi birikiminin denetlenmesine yardımcı olur.

Organizasyonların tip ve formattan bağımsız olarak tüm kurumsal içeriklerini tek bir merkezde düzenlemelerine ve yönetmelerine olanak tanır. Belgelerden, epostalardan, grafiklerden ve formlardan tartışma konularına, mühendislik çizimlerine, taranmış kağıt ve elektronik temelli kayıtlara kadar tüm içerik, kolayca erişilebilmesi ve alınabilmesi için birleşik bir bilgi tabanında toplanır. Kullanıcıların işlerini yapmak için yeni yollar öğrenmelerini gerektirmez, bilinen içerik oluşturma ve verimlilik araçlarıyla sorunsuz bir şekilde bütünleşir.

• 250 milyondan fazla belge kapasitesine sahip tek ve merkezi bir kütüphanedir.
• Sistem kullanılabilirliğini ve performansını en üst düzeye çıkarmak için dağıtık mimari kurgusunda ölçeklendirilebilir yapıdadır.
• Kullanıcı üretkenliği artırmak ve adatasyonu kolaylaştırmak için ‘istediğiniz gibi çalışan’ bir kullanıcı deneyimi sunar.
• Bir konu ile ilgili tüm bilgilerin eksiksiz ve hızlı bir şekilde derlenmesi için güçlü metaveri yaklaşımı ve arama özellikleri barındırır.