Beceni Türkekul Sevim Avukatlık Ortaklığı (BTS) kurumsal hafızasını ve potansiyelini en iyi şekilde yönetmek ve en üst seviyede hukuk hizmet vermek üzere bilgi teknolojisi olanaklarından ileri seviyede yararlanma kararını verdi ve doküman yönetimi altyapısı yatırımını Mind2Biz tarafından çözüm olarak sunulan OpenText eDOCS DM Doküman Yönetim Sistemi’ne yapma kararı aldı.
OpenText eDOCS DM sistemi ile BTS, müvekkil ve dosyalarına ait her türlü dokümantasyonu kurumsal kategorizasyon içerisinde ve kullanıcılara verilecek yetkilerle sınırlandırmak suretiyle yönetmeyi hedeliyor. OpenText eDOCS DM sistemi kurumsal hafıza oluşturmak konusunda sağladığı altyapı ile çalışan verimliliğini artırmanın yanısıra, kurum birikimini uzun yıllar koruyacak bir ortam sunarak süreklilik ve sürdürülebilirlik açısından da destekleyici olacak.
Elektronik ortamda tutulan, güncellenen veya taranarak elektronik hale getirilen tüm dokümanlar, e-posta vb. içeriğin avukatlık bürolarına özgü gereksinimler doğrultusunda müvekkil/konu etrafında organize edileceği ve doküman türlerine göre sınıflandırılacağı sistem gelişkin güvenlik tanımları yapılmasına imkan verecek. Uzaktan erişim imkanları ile tüm kurum genelinde bilginin güncel ve tek kaynakta yönetildiği ortak ve yüksek güvenlikli bir kütüphane oluşturulacak.
Projede Mind2Biz tarafından yapılacak sunucu kurulumlarının ertesinde uygulama entegrasyonu mümkün olan içerik üreten tüm uygulamalar için gerekli ayarlamalar tanımlanacak ve profil kayıt ve arama formları geliştirilecektir. Sistem Yöneticisi Eğitimi’nin ardından BTS iş birimlerinde müvekkil, dava/konu ve özellikle doküman tipleri ve erişim güvenliği ile ilgili yapılacak analiz çalışması sonucunda gerekli sistem uyarlamaları yapılacaktır. Sistem tasarımlarının tamamlanması ertesinde anahtar kullanıcılar ile yapılacak testlerin ardından kurum çalışanlarına Kullanıcı Eğitimi’nin düzenlenmesi ile sistem canlıya alınacaktır.
OpenText eDOCS DM Doküman Yönetim sistemi ile elde edilen kazanımlar:
- Dava takip ve hizmet dosyalarının elektronik ortamda etkin güvenlik mekanizması üzerinde yönetilmesi
- Dokümanların gruplanması ve standartların tanımlanması, şablonların kullanımı
- Yazışmaların ve yoğun e-posta içeriğinin dokümanlarla birlikte organize edilmesi ve yönetimi
- Bilgiye uzaktan erişim
- Kurum içeriğine tek bir yerden kolay ve hızlı erişim
- Doküman bazlı tüm kurum içeriğinin yönetimi
OpenText eDOCS, bilgi birikiminizi yönetme ve bilgiye dayalı kurumsal varlıkların, günümüz iş koşullarında performansınızı artırmak için kullanımı alanlarında başarısı kanıtlanmış bir çözümdür. İş süreçlerine ait hassas iş bilgilerinin kontrollü yöntemlerle işlendiği, güvenlik tanımları altında korunduğu ve aynı zamanda günlük işlemler için ihtiyaç duyulduğu anda kolaylıkla erişilebildiği ortamlar yaratır. OpenText eDOCS DM Doküman Yönetim Sistemi, belgelerin ve birçok global organizasyonda yaygın olarak görülen “bilgi adalarının” etkili bir şekilde yönetilememesi nedeniyle artan verimsizliği giderir. Kullanıcıların iş içeriğini güvenlikli ve tümleşik bir ortamda toplamalarına, düzenlemelerine, yerleştirmelerine ve paylaşmalarına olanak tanıyarak, belge temelli bilgi birikiminin denetlenmesine yardımcı olur.
Organizasyonların tip ve formattan bağımsız olarak tüm kurumsal içeriklerini tek bir merkezde düzenlemelerine ve yönetmelerine olanak tanır. Belgelerden, epostalardan, grafiklerden ve formlardan tartışma konularına, mühendislik çizimlerine, taranmış kağıt ve elektronik temelli kayıtlara kadar tüm içerik, kolayca erişilebilmesi ve alınabilmesi için birleşik bir bilgi tabanında toplanır. Kullanıcıların işlerini yapmak için yeni yollar öğrenmelerini gerektirmez, bilinen içerik oluşturma ve verimlilik araçlarıyla sorunsuz bir şekilde bütünleşir.
- 250 milyondan fazla belge kapasitesine sahip tek ve merkezi bir kütüphanedir.
- Sistem kullanılabilirliğini ve performansını en üst düzeye çıkarmak için dağıtık mimari kurgusunda ölçeklendirilebilir yapıdadır.
- Kullanıcı üretkenliği artırmak ve adatasyonu kolaylaştırmak için ‘istediğiniz gibi çalışan’ bir kullanıcı deneyimi sunar.
- Bir konu ile ilgili tüm bilgilerin eksiksiz ve hızlı bir şekilde derlenmesi için güçlü metaveri yaklaşımı ve arama özellikleri barındırır.