E-postaların Geliştirilmiş Yönetimi
Bir çok şirket, e-postalarda tutulan içeriğe önem vermenin şirketin içerik yönetim stratejilerinin önemli parçası olduğunu ve bir doküman yönetim kütüphanesinin, e-posta depolama için faydalı bir depolayıcı olduğunun farkına vardı. OpenText Email Filing, eDOCS Edition (eDOCS Email Filing), e-postalarda tutulan kurumsal içeriğin değerini en üst seviyeye taşımak isteyen şirketler için geliştirilen kullanıcı dostu ve zaman kazandıran zengin eklenti modülleri dizisidir. Bütün modüller, doküman yönetimi uygulaması Document Management eDOCS Edition (eDOCS DM) ile kusursuz şekilde entegre olmuştur.
E-posta Takibi
Hangi e-postaların saklandığının kolaylıkla takip edilmesini sağlayarak OpenText eDOCS Email Marker, önemli olan hiçbirşeyin gözden kaçmayacağını garantiler. Otomatik olarak Microsoft Outlook dosyalarındaki içerikleri kontrol eder ve bunları eDOCS DM kütüphanesindeki içerikle karşılaştırır. Email Marker daha sonra saklanmış yada saklanmamış e-postaları, seçilen renkler ile bayraklar (işaretler), belirli türdeki e-postaları Outlook dosyalarına gönderir, ve/veya otomatik olarak Outlook kategorilerini seçilen değerlere göre değiştirir.
Otomatik ve Toplu E-posta Dosyalama
OpenText eDOCS Email Auto Filer, Microsoft Outlook dosyalarını izler ve e-postaları eDOCS DM kütüphanesi içinde kullanıcı tarafından tanımlanmış bir Outlook klasörü ile ilişkilendirilmiş metadata ile depolar. Kütüphane kaydedilen tüm e-postalar başlık bilgiler ve izlenme kayıtları ile depolanır.
Arka planda çalışan süreç Outlook dosyalarını izler ve herhangi bir yeni e-postayı sunucu üzerinde, e-posta dosyalama hizmetinin yönetimi devralacağı bir dosyaya kopyalar. Bu bütün mesajların eDOCS DM içinde metadata ve e-posta başlık alanları ile birlikte depolandığını garantiler. Bütün bu işlemler Outlook’tan gelen e-postaların eDOCS DM içine etkili biçimde saklanmasını sağlar ve kullanıcının bekleme zamanını ortadan kaldırır.
OpenText eDOCS Email Bulk Filer, aynı metadatayı içeren çoklu e-postaları eDOCS DM içine tek bir işlemle depolar. E-postalar kütüphane sunucusunda depolandığı için, standart DM e-posta saklama fonksiyonunu kullanmanın en hızlı yöntemi budur. Özellikle çok sayıda e-postayı eDOCS DM içine saklarken kolaylık sağlar.
Arka planda çalışan süreç, sunuculardan birine kurulan bir Windows hizmeti kullanır. Bu sunucu DM Application Programming Interface (API) aracılığı ile eDOCS DM sunucusuna erişir. Seçilen mesajlar sunucuda, e-posta dosyalama hizmetinin yönetimi devralacağı, izlenen bir dosya içine kopyalanır. Bu da bütün mesajların eDOCS DM içinde doğru olarak depolandığını garantiler.
Email Filing Assistant
Daha önceden saklanmış e-postalardaki metadatanın otomatik olarak kullanılmasıyla OpenText eDOCS Email Filing Assistant, şirketinize mesaj ve eklenti profilleme konusunda hem zaman hem çabadan tasarruf etme imkanı sağlar. Email Filing Assistant, saklanan diyaloglara akıllı davranış özelliği ekleyerek eDOCS DM’in fonksiyonalitesini genişletir. Böylece daha önceden elle girilmesi gereken proje, dava ya da doküman türü gibi metadatalar artık otomatik olarak oluşturulabilir. Çözüm basit ve esnek: hangi metadatanın devrolacağının seçilmesi bundan daha kolay olamazdı.
Doküman ve Kayıt Yönetimi
eDOCS DM, içeriği daha hızlı erişilmesine imkan verip, metadata sınıflandırması üzerinde kontrol sağlayarak ve kullanıcılara dokümanları daha iyi organize etme imkanı vererek üretkenliği artırır. OpenText, kayıtlar çevresindeki yasal ve düzenleyici sorunları belirleyerek iş risklerini azaltarak ve uygunsuz kayıt tutulması ile ilgili maliyetlerden uzak durulmasını sağlayarak tam bir Kayıt Yönetimi çözümü sunar. Ayrıca kayıp ya da geçersiz bilgi gibi negatif durumları ortadan kaldırır.
