Süreç tanımlama, iş süreçlerinin sistematik olarak ortaya çıkarılması, her bir sürecin sınıflandırılarak kurum içindeki yerinin ve ilişkilerinin belirlenmesidir. Bununla birlikte sürecin bulunduğu konum ve ilişkiler üzerinden öncelik belirlemede kullanılacak kriterleri açık bir şekilde tanımlar. Bu eğitimde iş süreçlerinin belirlenmesine yönelik keşif yöntemleri, sınıflandırma ve ilişkilendirme esasları tanıtılır, sınıflandırmada referans model kullanımı ve süreç modellemeye geçiş aşaması ile ilgili örnek çalışmalar yer alır.
Süreç tanımlamanın temel çıktısı süreçler, hiyerarşi ve ilişkilerin yer aldığı süreç mimarisidir. Süreç mimarisi süreç modelleme ve analizi kapsamının belirlenmesi için temel çerçeve olarak kabul edilir. Süreç tanımlama çalışmaları üç aşamada yürütülür.
Listeleme
Kurumdaki süreçlerin ortaya çıkarılması için kapsama alanları dikkate alınarak keşif yapılır. Keşif çalışması yapabilmek için çeşitli yöntemler kullanılır.
- Kanıta dayalı keşif, doküman analizi, gözlem yapılması ve benzeri yöntemleri barındırır. Temelde doküman analizi bu yöntemin en etkin unsurudur.
- Görüşmeye dayalı keşif, konu uzmanları ile yapılan mülakatlarla ilerler. Duruma göre iki farklı yaklaşım kullanılır. Birinci alternatif sürecin çıktıları ve sonuçlarından başlayarak geriye doğru yönlenmek, ikinci alternatif ise süreci başlatan durumları dikkate alarak başlangıçtan sonuca doğru ilerlemektir.
- Atölye bazlı keşif, konunun uzmanları bir araya getirilerek yapılır. Ön şart kurum kültürünün açıklık, katılım ve yaratıcılık gibi değerlere sahip olmasıdır. Bu şartların sağlanamadığı durumlarda bu yöntem sadece mülakatlar sonrası çelişkili durumların çözümlenmesi için kullanılır.
Sınıflandırma ve ilişkilendirme
Keşif sonrası ortaya çıkan süreç listesi ikinci aşamada referans modeller kullanılarak sınıflandırmaya tabi tutulur. Bu aşamada, yukarıda bahsedilen keşif çalışmaları devam eder. İncelemelerde ve görüşmelerde sorgulanan, süreçlerin birbirleri ile olan ilişkileridir.
Konumlandırma
Son aşamada referans modeller ve keşif ile hazırlanan sınıflandırılmış süreç listesi göz önüne alınarak her bir sürecin kurum içindeki yeri ve ilişkileri belirlenir.
İÇERİK
- Keşif yöntemleri ile süreç listeleme
- Kanıta dayalı keşif
- Görüşmeye dayalı keşif
- Atölye bazlı keşif
- Süreç sınıflandırma ve ilişkilendirme, referans sınıflandırma modelleri ve kullanımı
- Süreç konumlandırma ve süreç modeline geçiş
FORMAT | 5W1H
- Kavramsal bilgi birikimine sahip ekipler için tasarlanmıştır.
- 5N1K (Ne, Nasıl, Neden, Nerede, Ne Zaman, Kim) sorularını yanıtlayacak yetkinliği kazandırır.
- Bilgilendirme amaçlı sunumlar, vaka analizi, atölye çalışması yöntemlerini destekler.
- En fazla 10 kişilik katılıma uygun eğitimin planlanan süresi 2 gündür.