Üretim ve Hizmet Operasyonları (Production and Services Operation)

Her türlü ürün veya hizmet üretim sektöründe işin bizzat yerine getirildiği süreçlerde de uygun altyapı çözümlerini sağlamak gereklidir. Özellikle, yapısal olmayan bilgilerin,  üretim sırasında oluşan bilgiler veya kurumsal uygulamaların bu safhalara ilişkin verileri ile bütünleşik izlenebilmesi en temel çıkış noktasıdır. Üretim faaliyetleri, izlenebilirlik veya önleyici faaliyetlere duyarlılık  gerektirir. Bunları sağlamak için detaylı ve güvenilir dokümantasyonun yanı sıra, üretim açısından risklerin belirlenmiş olması ve bu risklerin izlenerek detaylı raporlamaların hazırlanması ve sağlıklı onay mekanizmalarının işletilmesi gereklidir.

Yapı Operasyonları (Construction Operations)

İnşaat süreci, fizibilite ihtiyacı ve çalışmaları ile başlar. Fizibilite evresini geçen proje başlangıç tasarımın işbirliği içerisinde oluşturulması süreci başlar ve giderek daha fazla kaynak projeye eklenir. Temel tasarım evresi, değer mühendisliği, tasarım inceleme ve mühendislik değişim yönetimi gibi işbirlikçi süreçleri içerir. Bu süreçler proje yaşam çevrimi boyunca devam eder.

Bilgiyi yönetmek herhangi bir şirketin başarısı için çok önemlidir. Mühendislik çalışmalarında, işin doğası dokümanların web-tabanlı ve merkezileştirilmiş yönetimini ve paylaşımını gerektirmektedir. Mimarlar, tasarımcılar, mühendisler, müteahhitler, sağlayıcılar ve imalatçılar, güçlerini tamamen farklı konumlar ve farklı teknolojiler karşısında koordine etmelidirler. Mühendislik ve inşaat uzmanları bütün dokümanları – bütün formatlarda- kendi iş süreçlerine entegre etmenin ve bu dokümanları gerektiğinde ulaşılabilir hale getirmenin etkili yolunu bulmalıdır.

Temel tasarım süreçlerinden başlayarak oluşturulmuş içeriği yönetme imkanı sağlanmalıdır. Kurumlar tasarım değişikliklerini yönetip işbirlikçi bir takım ortamı oluşturarak projeleri erteleme ve maliyetleri artırmaktan kurtulabilirler. Ayrıca, ileri aşamalarda dokümanlar ile iş süreçlerini entegre etme imkanı sunulur.

Üretim ve Bakım Operasyonları (Manufacturing and Maintenance)

Sözleşmelerin, çizimlerin, kullanım kılavuzlarının ve bakım talimatlarının etkin yönetilmesi ve  yapısal olmayan içerik ile kurumsal uygulamalardaki bilginin ilişkilendirilmesi gerekir. Bakım ve operasyon personeline gerçekleştirdikleri görevler için uygun ve doğru talimatlar ve kılavuzlara sahip olduklarının garantisi sağlanır. Lisanslı çalışılan üretim süreçlerinde lisansın gerektirdiği koşulların sağlanması güvence altına alınmalıdır.

Tesis yönetimi aşaması inşaat aşaması bitince başlar, ve önceki tasarım, mühendislik ve yapım aşamaları boyunca oluşturulan bilgiyi baz alır. Yapı çizimlerine, eğitim ve ekipman kılavuzlarına ve dokümantasyonlara kolay erişim çözümün sağladıklarından birkaçıdır. Ayrıca tesis yönetimi aşamasında, ekipmanlar yer veya özellik değiştirirse bu değişimi işletme içerisinde araç kullanılmaz hale gelene kadar yönetmek gereklidir.

İlaç endüstrisinde olduğu gibi FDA ve GMP gereği, üretimin belirli uyum kurallarına bağlı olması gerektiği durumlarda üretim kayıtlarının bu kurallara uygun oluşturulduğu ve saklandığı güvencesi sağlanmalıdır. İlaç örneğindeki gibi her bir üretim şarjının üretim bilgilerinin yıllar boyu güvenle saklanacak ve kesin doğrulukla oluşturulması gerekli yapıları kurmak için ‘validasyon’ kuralları dahilinde, uygun altyapılar oluşturulur.

Telekom Hizmetleri (Telco)

Bir telekomünikasyon firmasinda genel idari ve karmaşık pek çok sürecin yanısıra sektöre özel operasyonel bazı gereksinimler ortaya çıkar. Operasyon en temel anlamda yasal direktiflere uyuma ve altyapıyı işler halde tutmaya dayanır.  Ancak, bahsedilen altyapı çok karmaşık ve kullanılabilirlik seviyesi en üst düzeyde tutulması gerekli bir altyapıdır. Bu şekilde tüm arabağlantılar, ağ altyapıları gibi konularda çeşitli yan kuruluşlar, teknoloji ve hizmet sağlayıcısı firma ile iş birliği yapılır. Bu işbirlikleri sözleşmelerle güvence altına alınmalı ve bu sözleşmelerin sağlıklı bir şekilde yönetimi sağlanmalıdır. Ayrıca, altyapı performansının  sürekli izlenip raporlanması sözkonusudur. Benzer bir altyapının kiralık hat sağlayan operatörler için de müşterileri ile ilişkileri açısından kurulmuş olması gereklidir.

Altyapılara ait tasarım ve kurulum dokümanlarının yanısıra bu altyapılar üzerinde yapılacak değişikliklerin ve işlemlerin gerekli onaylardan geçmesi ve sonucunda gerekli noktalardaki güncellemeleri yapması sağlanmalıdır. Farklı coğrafyalara yayılmış olan altyapı bileşenlerinin bakım ve onarımları için sorumlu ve yetkili personel son geçerli işlem talimatlarına zaman ve mekandan bağımsız olarak ulaşabilmelidir.

Lisanslama ile ilgili ve düzenleyici denetleyici kurumlarla olan iletişimin de kontrol altında tutulabilmesi amacıyla gerekli doküman, e-posta ve kayıt yönetim sistemleri ve iş akışları kurgulanarak bu süreçlerin en üst seviyede güvenliği sağlanmalıdır.

Sunulan bir diğer çözüm ise, telekom firmaları için oluşturulmuş olan eTOM çerçeve modelinin süreç modelleme aracı üzerinde sağlanması ve kurumların kendilerine özel durumları model üzerinde uyarlayarak tüm kurumun çalışma modelini ortaya koyabilecekleri veya gelişim gerektiren noktaları tesbit edebilecekleri, hazır yapıdır.

Finansal Operasyonlar (Financial Operations)

Yeni bir müşteri ilişkisi ile birlikte, başvuru formu, kefalet dokümanları, sözleşmeler gibi  pek çok doküman oluşmaya başlar. Yapılan pek çok operasyon sırasında bu bilgi ve belgelerin en güncel şekillerine gerek duyulur. Farklı şubelerde yapılan işlemler için de ortak bir depolama alanında saklanan bu belgelere hızla erişim hizmet memnuniyetini artırmak yönünde kazançlar sağlayacaktır. Ayrıca, parasal hareketler risk taşıdığı için farklı seviyelerde onayların da iş akış sistemi üzerinde yürütülmesi hem sürecin doğruluğunu denetim otoritelerine karşı garantileyecek hem de müşteri hizmet seviyesini artıracaktır.

Yaygın bir yapıda çalışan finans sektöründe, süreç işleyişleri gibi temel konular hakkında, operasyonda görev alan personel ile, iletişimin en üst düzeyde sağlanması gereklidir. Bunun için de web ortamında algılama ve takip etmeye en uygun görsellikte süreç bilgileri, sürecin tüm detayları ve gerekli noktalarda ilgili kurumsal uygulamalara bağlantılar sağlanmaktadır. Böylelikle uçtan-uca tüm kurum en etkin bilgilendirme seviyesine sahip olabilmekte ve personel tek bir arayüz üzerinden çalışma olanağı elde etmektedir.

Finans sektörü özelinde sigortacılık kendine özgü dinamikler barındırır.  Bu anlamda hem süreçlerin karmaşıklığı ve çoklu parti iletişimi yönetilebilmeli, hem de poliçe yönetimi yapılabilmelidir. Bu konuda süreçlerin modellenmesi, iş akışı ve dokümanların yönetimi konuları ön plana çıkan ihtiyaçlardır.

Medya Hizmetleri (Media)

En fazla içeriğe sahip olan bu sektörde operasyonların etkin yürütülmesi için bütün geçmiş malzemenin kapsamlı bir şekilde kategorize edilmiş olarak ve hızlı erişime açık web-erişimli bir ortamda saklanması gereklidir. Yüz binlerce görsel ve yazı içerisinden doğru malzemeye erişim söz konusu  kategorizasyonun doğru yapılandırılması ve uygun bir altyapı üzerinde etkin aramalarla işletilmesi gerekir. Lisansların da bu yapı üzerinde izlenmesi bu sektördeki önemli getirilerden birisidir.

Bunların yanı sıra haber merkezi bünyesinde gerekli editöryel ve gözden geçirme çalışmalarının yapılması, yayınların onaylarının elektronik ortamda iş akışları üzerinden verilmesi ile gerekli noktalara otomatik (dizgi, web yayını vb.) aktarılması da bu altyapılar üzerinden etkin bir şekilde gerçekleştirilmektedir.

İşçi Sağlığı / İş ve Çevre Güvenliği (Environmental Health and Safety)

Kurumlar yönetmeliklere ve standartlarına uygun olmak için doğru bilgi üretmek zorundadır. Bu yönetmelikler kurumun mühendislik, proje yönetimi, kalite güvencesi ve sağlayıcı yönetimi dahil olmak üzere birçok alanını etkileyebilir. Bütün bu gruplar işbirliği içinde ve güvenli bir şekilde çizimleri, talimatları ve dokümanları kontrollü ve hızlı dağıtıp, inceleyip onaylamalıdır. Ayrıca, uyum, denetime tabii süreçlerde ispatlanabilir olmalı ve bütün dokümanlar, dosya planlarına uygunluk doğrultusunda kayıt olarak saklanmalıdır.

Kurumlar, çalışanların sağlığı, çalışma güvenliği ve çevresel tehlikelerle ilişkili olarak, yerel yönetmeliklere uygun dosya planları doğrultusunda dokümanları korumalıdır. Acil ve tehlikeli malzeme politikaların ve değişim yönetimi prosedürlerinin, versiyonlar ve güvenlik unsurları kapsamında takip edildiği garantilenir. Ayrıca, bütün çalışanların en güncel talimatlara ve standart işletim prosedürlerine (SOPs) erişimini sağlanır. Bütün dokümanlar merkezi, güvenli bir depoda versiyon kuralları dahilinde yönetilir. Tanım değişiklikleri inceleme ve onay iş akışları ile yönetilir. Dokümanlara erişim kaydedilir ve denetim için uygundur. SOP’ler - işletim talimatları yanında, bakım-onarım talimatları, malzeme güvenlik tanımları ve acil durum talimatları - web tabanlı arayüz vasıtasıyla her konumda kullanılabilir durumdadır.

Kurum süreçleri çalışanlara veya çalışma ortamına zarar verir nitelikte ise, tüm bu süreçlerin çok katı kurallar ile kontrol edilmesi gereklidir. Bütün değişikliklerin iyi yönetilmiş ve uygulanmış olması ve tüm personelin iyi eğitilmesi sağlanmış olmalıdır. Dokümantasyon, çizim, incelemeler, onaylar ve değişiklik yönetim süreci için gereken sertifikasyonu yönetmeniz için, alanında en iyi pratiklerin iş süreçlerine ve otomatikleştirilmiş iş akışlarına uygulanmasına destek sağlanır.