İnsan Kaynakları (Human Resources)

 İnsan Kaynakları departmanları çalışan performansını ve memnuniyetini artırmak, yeni çalışanların kuruma uyumunu hızlandırmak ve organizasyonel düzenlemeleri yapmak ve önermek yönünde faaliyet göstermektedir. Bu noktada gerekli bilgiye erişme gereksiniminin yanısıra, başka birimler ve çalışanlar tarafından talep edilen bilgiyi de en hızlı ve doğru şekilde sunmak zorundadır.

İnsan Kaynaklarının bu giderek yaygınlaşan fonskiyonalitesinin yönetimi ve dağıtık yapıdaki konumların entegrasyonu için web-tabanlı doküman yönetim ve iş akış sistemleri gereksinimi artmaktadır.

Çalışan İlişkileri Yönetimi (Employee Relationship Management)

İnsan Kaynakları departmanı, çalışanlarla ilgili bütün bilgilerin güncel olmasına önem vermeli ve erişilebilirliğini yönetmelidir. Adres değişikliği, tatil zamanları, profesyonel eğitime katılım gib bu bilgilerin yönetimi genellikle manuel olarak yapılır. Daha da ötesi, çalışan ve üst yöneticisi arasında yürütülen, tatil ve seyahat talepleri gibi bazı karmaşık onay süreçlerinin de insan kaynakları departmanı denetiminde yürütülmesi gerekliliğinden dolayı zaman aldığı gözlenmektedir.

Bu fonksiyonların web-tabanlı bir altyapılar üzerine yürütülmesi ve yönetilesi  sağlanarak süreçlerin optimize edilmesi hedeflenir. Çalışanlar, devam verisi, seyahat talebi, profesyonel eğitim talebi gibi kendilerine ait  onay süreçlerini başlatarak insan kaynaklarının da etkin katılımı ile süreçleri çok daha kısa sürede ve hızla sonuçlandırabilirler.

Fayda Yönetimi (Benefits Management)

Bugünün bilgi ekonomisinin taleplerini karşılamak için çalışanların potansiyelini ve üretkenliğini maksimum düzeye getirmek gerekir. Bu da, İnsan Kaynakları departmanını, idari fonksiyonundan, insan sermayeli yönetim stratejileri kaynağına dönüştürmek anlamına gelir.

İnsan Kaynakları departmanının yapması gerekenler: işgücünün etkinliğini ve üretkenliğini artırmak; bugün için doğru yeteneği bulmak ve yarın için doğru yeteneği geliştirmek; gerekli yetkinlikler için çalışanları eğitmek; departman ve birey hedefleri ile kurumsal stratejileri uyumlu hale getirmektir.

İnsan Kaynakları departmanı fayda planlarını esnek, güçlü ve erişilebilir şekilde tanımlamalı ve yönetmelidir. Bunu gerçekleştirmenin en etkili yolu, çalışanların kendi faydaların yönetebilmeleridir. Kurumlar, kazanımları, saat bazlı kazançları ve tanımlanmış kar planları dahilindeki hizmet şekillerini toplayabilirler. Bu da her çalışan ya da çalışan grubuna fayda planlarının uyarlanabileceği anlamına gelir. Böylelikle idari maliyet unsurları azaltılmış olur. Bu tip sistemler ayrıca, insan kaynakları çalışanlarının merkezi bir noktada tüm ilgili politika, sözleşme, süreç ve formları gerekli gözden geçirme ve onay aşamalarını da kapsayacak şekilde güncellemelerini sağlayarak, işbirliğini artırıca olanaklar sunar.

Personel Dosyaları (Personnel Folders)

Gerek çalışmaya devam eden gerekse işten ayrılmış çalışanlara ait dosyaların belirli sürelerle saklanma zorunluluğu vardır.  Kağıt tabanlı belgeler, büyük ofis alanı tüketir ve buna dayalı süreçlerin manuel yürütülmesi nedeniyle ciddi bir emek sarfiyatı söz konusudur.  Bir çok çalışan kayıtları tam değildir veya hatalıdır. Kağıt tabanlı depolama ve bu belgelere manuel erişim, yüksek maliyetli olmanın yanı sıra, hatalı veya eksik bilgiye dayalı karar ortamları ve uzun süren süreçlere neden olur. Bir çalışanın kayıtlarını manuel olarak yönetmenin ortalama yıllık maliyeti 15$ ile 30$ arasındadır. Hatalı bir dokümanı düzeltme maliyeti ise yaklaşık olarak 120$ dır. Kurumsal içerik yönetim çözümleri depolama maliyetlerini ve İnsan Kaynakları departman çalışanlarının iş yükünü azaltırken, çalışan memnuniyetini de artırır.

Personel Alım ve Ayrılma İşlemleri (Personnel  Hire and Termination)

Yeni bir çalışan şirkete katıldığında, yapılması gerekli bir dizi işlem vardır. İlk günden itibaren, yeni gelen kişi bir masa, bir telefon, bir e-posta adresi, vs ihtiyaç duyar. Aynı durum, bir çalışan şirketten ayrılırken de geçerlidir. Kullanıcı hesapları silinmeli, telefon numarası yeniden yönlendirilmeli, zimmet tespiti yapılmalı, anahtar ve ekipmanlar geri alınmalıdır.

Bu doğrultuda sunulan çözümlerle bu süreçler eksiksiz yönetilebilir. Sürece dahil olan tüm departmanlar (BT departmanı, ofis yöneticisi, vs) sürecin hızlı ve doğru işlediğini garantilemek için görevlendirilmiştir. Bu süreçleri otomatikleştirmek, yöneticilerin iş yükünü önemli ölçüde azaltacak ve asıl sorumluluklarına odaklanmalarına olanak verecektir.

Politika ve Prosedürler (Policies and Procedures)

Yeni bir çalışanı istihdam etmek düzenlenmesi gerekli bir dizi kağıt işi gerektirir ve dokümanlar çeşitli departmanlara gönderilir. İşveren, yeni çalışanın hızla üretken hale gelmesine, kuruma adapte olmasına ve politikaları benimsemesine ihtiyaç duyar. Çalışanlar beklenen üretkenliğe ulaşmak için katkıda bulunmadan belirli bir süre tüketirler. Yeni çalışanlara , kendilerini daha üretken hale getirecek araçları sağlayarak, politika ve prosedürleri öğrenme eğrisini minimize ederek üretkenliğe geçişte avantaj yaratmak gereklidir.

İşe Alım Süreci (Recruiting)

İşletmeye her işe alım başına belirli bir zaman ve efor harcanır. Bu harcamalarda ciddi oranlarda azalma sağlayarak maliyetin düşmesine yardımcı olacak çözümler oluşturulabilir. Bu süreçte ilk olarak ilgili departmandan alım talebi gelir. Daha sonra İnsan Kaynakları departmanı başvuruları biraraya getirir, tarar, güvenli olarak depolar ve uygun olanları ilgili birimlere dağıtır. İş başvurusunda bulunan bir kişinin özellikleri ile işin gerektirdiği özellikler eşleştirilmeli ve adaya bir teklif sunmadan önce gerekli referanslar tamamlanmalıdır. İlgili yönetici ile bu doğrultuda iletişim kurulmalı ve aday ile yöneticinin görüşmesi sağlanmalıdır. İşe alma süreci kısaldığı gibi gerekli dokümanların takibi kolaylıkla yapılır.

Kurum İçi İletişim (Intracompany Communication)

Etkili kurum içi iletişim, çalışanların kurumsal değişiklikler içerisinde yer almalarını ve desteklemelerini sağlar.  Kurum içi iletişimin güçlü olması ile farkındalık ve işbirliği gelişir, çalışanlar bilgi ile desteklenir, en iyi pratikler paylaşılır, acil durumlar için hazır olma seviyesi yükselir. Çözümün gelişmiş yapısı ile her türlü kurumsal uygulama içerisinden içerik ve hizmetlere güvenli ve rol-bazlı erişim sağlanır. Ayrıca, Web tarayıcısı veya Microsoft Outlook veya Lotus Notes üzerinden çalışanların esnek olarak iş akışlarına dahil olabilmesi de çözümün sağladığı diğer olanaklardır.