Kritik önem taşıyan kurumsal bilgilerini doğru yönetemeyen kurumlar için, günümüzün devlet yapısı, giderek artan resmi merciler, kanunlar ve standartlar, önemli bir risk teşkil etmektedir. Bu riskin gerektiği şekilde azaltılmaması, önde gelen birkaç kurumun kaderini etkileyici ve yakın dönemde halkın güvenini sarsan skandallar serisi gibi çok acı sonuçlar doğurabilir.
Günümüzde kurumlar, özellikle de finansal hizmet, sigorta, sağlık bilimleri, üretim ve kamu sektöründe olanlar, kurumsal bilgileri üzerinde giderek artan oranda kanuni baskılar hissetmektedir. Tüm kağıt ve elektronik belge türleri, kayıt olarak beyan edilmeli, sınıflandırılmalı, dizinlenmeli, düzenlenmeli, saklanmalı ve uygunluklarının ispatı için ulaşılabilir olmalıdır. Ancak günümüzde kurumlar, gerekli kayıtları kesin ve etkin bir şekilde tutamadıklarından, giderek büyüyen bir riskin altına girmektedir.
Bu durumu daha zorlaştıran diğer etkenler ise dağıtık lokasyonlar arasında iletişimi kolaylaştıran e-posta, anlık mesaj kayıtları, forum ve tartışma kayıtları ve zengin görsel medyanın da giderek kayıt statüsüne girmeleridir. Bunlar ve yeni çıkan diğer bilgi ve iletişim türleri, kurumlar tarafından işleri yürütmek amacıyla kullanıldığı sürece, kurumlar olası anlaşmazlıkları gidermek ve kanunlara uymak amacıyla bu kayıtları saklamak zorundadır.
Gelişmekte olan kurumlar kayıt kurallarını resmileştirmekte ve kritik önem taşıyan içeriğin tüm yaşam döngüsünü korumak, düzenlemek ve yönetmek amacıyla entegre kayıt yönetim sistemlerine ihtiyaç duymaktadır. Gelişmiş kayıt yönetimi her türlü gereksiz bilgiyi elimine eder, kayıtların bulunması için gerekli zamanı kısaltır, karmaşık kanuni yükümlülükleri yerine getirir ve dava edilme, bedel ödeme ve diğer ceza risklerini azaltır.

OpenText - eDOCS RM, tüm OpenText - eDOCS birikim yönetim platformu bileşenleriyle uyum içinde çalışan tam anlamıyla güvenli, zengin özelliklere sahip, standartlara uygun bir kayıt yönetim çözümü sağlar. Kayıt yönetim yöntemleri ve en başarılı pratik uygulamalarla birleştirildiğinde RM, kağıt ve elektronik kayıtlar için, yaşam döngüleri boyunca kapsamlı bir yönetim sistemi oluşturur. Kayıt yöneticilerine, kurumsal bilgi çalışanları ile daha iyi ilişkiler kurabilmeleri için uygun bir ortam sağlar. Bununla birlikte yöneticilere hem kayıt yönetim uygulamaları üzerinde tam denetime sahip olma, hem de esasları ve kuralları uygulama yeteneğini sunar. Karmaşık kanuni koşullara uyarken, içerik varlıklarının davalara ya da afetlere karşı korunmasını sağlayan akıcı bir yönetim süreci işletir.