Her işletme iş yaparken çok miktarda bilgi ortaya çıkar; bununla beraber çok kurum bu bilgileri yeni fırsatlar oluşturmak ya da kolektif bilgi varlıklarına yatırım yapmak amacıyla kullanır.

Milyonlarca doküman, e-posta, not, tablo, Web sayfaları ve çalışanların deneyimlerinde gömülü birçok bilgi keşfedilmemiş ve potansiyellerinin farkına varılmamış olarak bekler. Böyle değerli bilgileri kullanmayan kuruluşlar rekabet fırsatlarını ve hatta bu bilgileri kaybet tehlikesiyle karşı karşıyadır.

Çalışanlar başkalarının aynı iş için harcadığı çabalardan ya da hedefleri örtüşen projelerden haberdar olmadığından mevcut işleri tekrarlarlar. Yeni çalışanlara genellikle bilgileri nerede arayacaklarını ya da sorunlarına kimlerin cevap vereceğini bilemezler. Müşteriler başka yerden satın almaya karar verirler. Ortaklar stratejik fırsatları kaçırırlar. Tüm bunların nedeni ihtiyaç duydukları bilgilere zamanında ulaşamamış olmalarıdır.

Bilgi yönetimi bilgi arayan kişiler ve bilgi sahibi kişiler arasındaki bağlantının kurulmasına yardımcı olur. İster açık bir şekilde bir dokümanda ya da veritabanında ister bilgi ya da deneyim şeklinde olarak çalışanların zihinlerinde olsun bu bilgilerin elde edilmesine odaklanır. Bu tipteki gömülü bilgilerin korunması son derece zordur. Sektör analizcileri bilgi yönetim uygulamaları olmadan çalışanların sahip oldukları bilgilerin yüzde 80'ninden fazlasının kaybolduğunu tahmin etmektedir.

Bilgi ve kayıt yönetimi, beraber çalışma, kurumsal bilgi ve diğer disiplinler biraraya gelerek kapsamlı bir kurumsal bilgi yönetimi stratejisi oluşturur. Böyle bir bilgi yönetim stratejisinin temeli çalışanlara mevcut yararlı içeriğe hızlı ve kolayca erişebilme ve oluşan yeni içerikten anında haberdar olma imkanı sunan arama ve sınıflandırma teknolojilerinin üzerine kurulur.

OpenText - eDOCS KM kapsamlı bir arama ve sınıflandırma çözümüdür; kuruluşların toplanmış bilgi varlıklarından, tek bir mantıksal erişim noktasından yararlanmasını sağlar. OpenText - eDOCS KM, aynı zamanda kurumsal bilgilerin gerçek iş çözümleri yaratmak, rekabet gücü kazanmak ve bilgi edinmek için gereken süreyi kısaltarak karlılığı artırmak için kullanılabilmesini sağlar.

OpenText - eDOCS KM kurumların bilgi varlıklarını yönetme şeklini belirgin bir düzeyde iyileştirir. Kullanıcıların Lotus Notes, Microsoft Exchange Server, Web siteleri, dosya havuzları, doküman yönetim sistemleri ve ilişki veritabanları gibi yapısal veri kaynakları gibi birden çok bilgi kaynaklarında tek ve birleşik aramalar yaparak tam anlamıyla tümleşik bir sonuçlar kümesi almasını sağlar.

Öğretici arayüzler kullanıcılar sürekli olarak bilgi arayıp sunarken bilgilerin bilgi haritaları ve sınıflar yoluyla “sanal” olarak düzenlenmesini sağlar. OpenText - eDOCS KM ile kullanıcılar Microsoft Outlook içinden dahi aramak yaparak en çok kullandıkları alışkın oldukları ve öğretici çalışma ortamını terk etmeden kapsamlı aramalar yapabilirler.