E-postaları etkileşimli yada otomatik olarak arşivleyin
 
OpenText - eDOCS Email Archiving for Microsoft Exchange, önceden tanımlı kurallar doğrultusunda e-postaları geldiği ve gönderildiği şekilde ve kullanıcıya hissettirmeden önceden tanımlanan kurallar paralelinde arşivler. Bu kurallar:
 

• e-postanın boyutu ( örn. 5 MB'tan büyük)
• e-postanın yaşı ( örn. 3 aydan fazla)
• Eklentisi olanlar
• Anahtar sözcükle
• Yüksek/alçak işaretleme (örn, posta kutusu belirli bir miktara ulaştığında ve posta kutusu tanımlanan minumum limite dönüşünceye kadar)

Ayrıca bütün e-postaların haftada bir gibi yinelenen zaman çizelgesiyle arşivlendiği klasörleri tanımlanabilir. Megabytelar büyüklüğündeki e-postalar ve klasörler hızla bytelar büyüklüğüne iner. Önceden tanımlanan kriterlere bağlı otomatik arşivlemeye ek olarak, kullanıcılar ayrıca kendi e-postalarını etkileşimli olarak arşivleyebilirler. Kullanıcılar basitçe posta istemcisindeki bir ikona tıklar, ve ilgili e-posta arşivlenir. Bütün süreç şeffaftır; arşivlenen e-posta halen posta istemcisinde tam erişimlidir ve orjinal posta klasöründe dosyalanmış olarak kalır.
 

E-posta sistem performansını en iyi şekilde kullanın
 
Microsoft Exchange sisteminden daha fazla e-posta geçtiğinde, sistemin giderek yanıtlama zamanının yavaşlaması, kullanıcıların sabrını taşırabilir. Depolama kapasitesini genişletmek için yeni donanım denenen her sefer, problemi geçici olarak hafifletir; fakat bu daha yüksek yönetim maliyetleri ve daha uzun süreçler anlamına gelir. Microsoft Exchange için e-posta arşivleme, aşağıdaki hızlı ve uzun ömürlü faydaları sağlayarak arşivlemek istenen e-postaları ve eklentileri belirleme imkan tanır. Bu faydalar:
 

• Microsoft Exchange veritabanınızın boyutunu %90'a kadar küçültür
• Microsoft Exchange sunucularının sayısını %75'e kadar küçültür
• Yedekleme prosedürlerini hızlandırır, 24 saatin üstünde sürelerin 2 saatten az sürelere düştüğü gözlenmiştir
• Microsoft Exchange'in yeni sürümlerine daha kolay geçiş yapılabilir
PST dosyalarının kaldırılması ile desteği azaltın
 

Microsoft Outlook içindeki PST dosyaları, hızla dolan gelen kutuları için geçici bir çözüm sağlar: e-posta bir kullanıcının çevrimiçi mesaj deposundan yerel bir PST dosyasına otomatik olarak taşınır. PST dosyalarının temel sorunu, boyutları büyüdüğünde içerisindeki verilerin zarar görmesi ya da topluca kaybolmasıdır.

Email Archiving for Microsoft Exchange, PST dosyalarının içeriğini arşiv içine alma imkanı verir ve daha fazla PST arşivi oluşmasını engeller. Çok büyük ölçekli kurumların gereksinimlerini karşılayacak şekilde geliştirilmiştir ve aktarım süreci tamamen şeffaftır, ölçeklenebilir. Örneğin, bir müşteri dosya sistemlerinden 700 GB'ı geçen boyutta 8.000 PST dosyasından kurtulmak için Microsoft Exchange için E-posta Arşivleme uygulamasını kullandı. PST dosyalarına olan ihtiyacı ortadan kaldırarak, dahili destek maliyetlerinizi ciddi oranda azaltabilirsiniz.
 

Arşivlenmiş e-postalara tek bir tıkla erişilebilir ve mesaj anında görüntülenir. Daha sonra bunu düzenleyebilir, başkasına gönderebilir, diğer klasörlere taşıyabilir ya da Microsoft Exchange sunucusuna geri yükleyebilirsiniz. Bütün bunlar benzer arayüzler aracılığıyla ve aynı uygulama ile şeffaf olarak yapılır. Email Archiving for Microsoft Exchange, kullanıcıların ofis dışında olduklarında dahi arşivlenen e-postalara erişimlerini garantiler. Email Archiving for Microsoft Exchange, Microsoft Outlook senkronizasyon aracı içine şeffaf olarak entegre edilmiştir. Bu şekilde teknik destek ekibine ek iş çıkmayacak ve endirek maliyetler azalacaktır.
 

Üstün performans için paralel olmayan ölçeklenebilirlik
 

Genişleyen gelen kutuları ile ortaya çıkarılan riskler ve mücadeleler sadece daha fazla zorluk getirir. Önemli iş bilgilerini içeren e-postaların miktarı bütün e-postalar içinde %60'ı buluyor. Bunların içinde sözleşmeler, entelektüel birikime ilişkin bilgiler ve iş hareketleri var. Şirketler bu bilgileri korumak için artan talebi karşılayacak, ölçülebilir e-posta yönetim çözümüne ihtiyaç duymaktadır.
 

Basitleştirilmiş yönetim ile genel gideri en alt seviyeye indirin
 
Email Archiving for Microsoft Exchange uygulamasının yönetimi oldukça kolaydır. Otomatik arşivleme, örneğin, merkezileştirilmiş tek bir noktadan kontrol edilebilir. Çünkü çözüm Microsoft Management Console (MMC) içinden yönetilir, eğitim maliyetleri ciddi oranda azalır. Sistem yönetcileri, Microsoft Exchange nesnelerinin depolama alanı için ek donanıma gerek duymadan düzenli olarak arşivleneceği konusundan emin olurlar. Email Archiving for Microsoft Exchange uygulamasının diğer özelliği, arşivleme sürecinde tam kontrol sağlayan kapsamlı kota raporlarının oluşturulmasıdır.
 
Özellikler
 
Değişikliğe
Dayanıklı
Depolama		 E-postaları WORM, DVD, UDO, yada tek-yazımlık hard diskler gibi depolama medyalarına arşivleyerek güvenceye alın. Zaman damgası ve sistem imzaları dokümanların bütünlüğünü garantiler.
Felaket
İyileştirme 		İçeriği birden fazla fiziksel konumda yada yüksek kullanılabilirlikteki depolama kaynaklarında depolar.
Tek Arşivleme Aynı içerikteki e-postaları tesbit edip fazla kopyayı eleyerek boşa harcanan yeri en aza indirmek için içeriği otomatik olarak sıkıştırır.
Bilgiyi Okuma Gelecekte içeriğin okunabilirliği garantilemek için otomatik olarak içeriği PDF ve TIFF gibi standartlaştırılmış formatlara çevirir.
Bilgiye Erişim E-posta içeriği üzerinden tam metin araması ile gerekli içeriğe hızlı erişim sağlar.
Yoketme Dokümanların düzenleyici standartlarla uyum içinde otomatik ve etkileşimli imhasını destekleyin. Silinen dosyalar (indeksler ve diğer metadatalar dahil) yeniden yaratılamayacağını kesinleştirmek için 15 defaya kadar yeniden yazılır.
Tam Depolama
Bağlantısı 		  Email Management for Microsoft Exchange, EMC2, Hitachi Data Systems, IBM, SUN, Network Appliance vb. bütün populer donanım depolama platformları için tam destek sağlar.