Günümüzün rekabete dayalı ekonomik ortamında başarılı olabilmek için iş açısından kritik süreçleri hızlandırmak isteyen organizasyonların, kurumsal bilgi kaynakları ve bilgi birikiminden yararlanırken harcanması gereken zamanı en aza indirgemeleri gerekmektedir.

Yine de, birçok organizasyon, kolektif bilgiye hızlı ve etkili bir şekilde erişmelerini sağlayacak araçlardan mahrum bulunmaktadır. Gartner'e göre, çalışanlar zamanlarının yüzde 30'u ile yüzde 40'ı arasını belge oluşturmak, aramak, almak, tasnif etmek ve düzenlemek için harcamakta, israf etmektedir. Bu durum, yoğun olarak belge kullanılan endüstrilerde, organizasyonun karar verme süreçlerini ciddi şekilde etkileyerek organizasyonun kıvraklığını engellemekte ve rekabet ortamında elde edilecek avantajları sınırlamaktadır.

Karar verme sürecinin hızlanmasına, belge güncelliğinin sağlanmasına ve iş açısından kritik bilgilere kurumsal bir temelde erişilmesine yardımcı olmak için, organizasyonların belgelerini etkili ve güvenlik imkanlarına sahip bir şekilde yönetmelerine, düzenlemelerine ve paylaşmalarına olanak tanıyacak bir sisteme gereksinimleri vardır.

Belge yönetimi çözümleri, aynı zamanda bu bilgilerin güvenliğini ve bütünselliğini de sağlayarak, organizasyonların, bilgilerin depolanması, düzenlenmesi ve yerleştirilmesiyle ilişkili zamanı ve karmaşıklığı azaltmalarına ve sahip oldukları bilgi birikimini rekabet ortamında avantaja dönüştürmek için gelişmiş bir yetenekten yararlanmalarına olanak tanır. Bu doğrultuda oluşturulan etkin çözümler, kullanıcıların işlerini yapmak için yeni yollar öğrenmelerini gerektirmeksizin, belge yönetimi araçlarını, bilinen içerik yazımı ve verimlilik araçlarıyla sorunsuz bir şekilde bütünleştirir. Sonuç, daha kıvrak bir organizasyon yapısı ve içeriği güvenli bir şekilde yöneten, içerikten bağlamsal olarak yararlanabilen daha verimli bir iş gücüdür.