Kofax firmasında son dönemde yönetim ve marka değişimleri gerçekleşti. Daha izlenebilir faaliyetlere yönelen ve daha dinamik bir ortam yaratmayı hedefleyen yeni yönetimle birlikte hem ürün hem firma ismi değişti. Yirmibeş yıldan beri sunduğu başarılı iş grafiğini birbirini takip eden elli finansal çeyrek-yıl boyunca karlılık açıklayarak sürdüren ve daha önce DICOM adı altında tanınan firma pazar liderliğini sağlayan ve daha öne çıkan ürün adı ile anılmaya karar vererek Kofax adını aldı. Ürün ailesinin temelini oluşturan ve Ascent Capture olarak tanınan ve dünya genelinde binlerce kuruluşta akıllı tarama, görüntü ve doküman işleme konularında tercih edilerek güvenle kullanılan ürünün adı da Kofax Capture olarak değiştirildi. Bu değişimle birlikte ürünün yeni versiyonu Kofax Capture 8.0 olarak yayınlandı ve firmanın özellikle fatura otomasyonu konusunda uzman iki güçlü teknolojisi Kofax Xtrata Pro ve INDICUS ürünleri Kofax Transformation Modules 3.5 sürümü altında birleştirilerek duyuruldu.

Kofax 8.0’da yeni neler var ?
Kofax 8.0 ile birlikte duyurusu yapılan VRS 4.2, görüntü iyileştirme konusunda “Advanced Clarity” adı altında sunduğu benzersiz teknolojisini hızlandırarak bir adım öteye taşımıştır. Ayrıca çoklu tarayıcı yönetimi gerektiren dağıtık mimarideki ağ ortamlarında tarayıcı profillerinin merkezi paylaşım yeteneğini getirmiştir.
Yetkilendirme ve ekstra güvenlik özelliklerinin de geliştiği bu yeni versiyonda, operatör verimliliğini arttırıcı arayüz özellikleri sunulmuş, Windows Vista Business ve Enterprise Edition desteği sağlanarak kullanıcıların tercih ettikleri ortamlarda çalışma seçenekleri artırılmıştır.

Kofax 8.0 Enterprise Edition altında gelen geliştirilmiş özellikler, kurumsal ortamlardaki kritik iş uygulamaları için yaratılan operasyonel süreklilik mekanizmalarıdır. Çoklu lokasyondaki kullanım ortamları için operasyonu duran bir lokasyonun işleyişi otomatik olarak farklı bir lokasyona yönlendirilebilmekte, sunucular arasında yük paylaşımı aktif kullanımı etkilemeksizin şeffaf bir biçimde sunulmaktadır.  IBM DB2 ve Oracle veritabanları ile olan entegrasyon seviyesi geliştirilmiştir. Ayrıca, uygulamaların ağ üzerindeki izlenebilirliğini daha kolaylaştırmak ve geliştirmek amacıyla SNMP uyumlu gerçek zamanlı denetimler gerçekleştirmeye yönelik fonksiyonalite eklenmiştir.

Kofax Transformation Modules 3.5 neler sunuyor ?
Özellikle fatura otomasyonu, sözleşme yönetimi gibi yarı-yapısal veya yapısal olmayan belgelere dayalı süreçlerin otomasyonu üzerinde uzmanlaşmış, dünyanın en geniş fonksiyonlu ve güvenilir otomatik doküman algılama ve veri yakalama çözümü olan ürün, doküman otomasyonunu en ileri noktaya taşırken, kolay kullanım özelliklerinde de gelişmeler sunuyor. Belgelerin yapısından bağımsız olarak örnekleme ile öğrenme, sürekli öğrenme gibi uzman teknolojiler içeren çözümün yakalama ve doğrulama fonksiyonalitesine en karmaşık formları dahi işleyecek özellikler eklendi. Kofax Capture platformu üzerinde çalışan çözümün en temel hedefi, kurumlardaki operasyonlar içinde el ile yapılan işleri en aza indirerek verimliliği artırmak, maliyetleri azaltmanın yanı sıra iş süreçlerini düzenlemeye yönelik çalışmalarda destek olmaktır.

Türkiye’nin önde gelen finansal kiralama kuruluşu Finans Leasing kiralama sürecinde yaşam döngüsü süren dokümanları kurumsal bir uygulama platformu üzerinde izleme hedefi doğrultusunda OpenText eDOCS DM'i seçti. Projenin kurum ihtiyacı doğrultusunda leasing uygulaması ile entegre kullanımı sağlandı. Böylelikle operasyonda yoğun görev  alan kullanıcılar için farklı ekranlar arasında dolaşma gereksinimi ortadan kaldırılarak tek bir noktadan tüm gerekli bilgiye erişim olanağı sunuldu.

Dokümanların taranarak doküman yönetim sistemine pratik bir şekilde aktarımını sağlayan yapı sayesinde, bu işlemi gerçekleştiren kullanıcıların yığın sayfalar arasından bir tip dokümana ait sayfaları kolaylıkla bir araya getirerek sisteme hızlı bir şekilde kaydetmesi sağlandı.

Bunların yanı sıra kurumsal bir altyapı olarak doküman yönetim sistemi kuruluşun Finansman, Hukuk, Operasyon, Pazarlama gibi diğer birimlerindeki dokümanları sistematik bir yapı altında koruma, arama ve yetkili erişme gereksinimlerini karşılamak amacıyla da kullanıma alındı.

Temizlik kağıtları sektöründe pazar lideri olan ve Eczacibasi Grubu ile dünyanın en büyük temizlik kağıdı üreticilerinden olan Georgia Pacific ortaklığında faaliyetlerini sürdüren  İpek Kağıt, Open Text eDOCS DM ile kurumsal doküman yönetim sistemi çalışmalarına başladı. Selpak, Solo, Silen, Servis, Marathon ve Lotus Professional markalarını üreten İpek Kağıt, gerek üretim gerekse bilişim teknolojileri alanında en iyileri kullanmak yönünde gösterdiği kararlılıkla projenin ilk aşamasını başarı ile tamamladı.

İpek Kağıt, kurumsal içeriğini merkezi bir yapıda birleştirerek yazışmalar, e-postalar, çalışma dokümanları, raporlar, görseller vb oluşan tüm kurumsal birikimine erişimi zaman, yer ve kişi bağımlılığından kurtarmak, böylelikle entelektüel varlıklarını verimli olarak yönetmek ve bununla birlikte iş verimini arttırma hedefleri ile kurumsal doküman yönetim sistemi uyarlama projesini gerçekleştirdi. Söz konusu çalışma İpek Kağıt birimlerinin geçişinin düzenli ve verimli olması amacı ile aşamalı olarak planlandı.

Projenin ilk aşaması olarak ele alınan Pazarlama ve Bakım Onarım Müdürlüklerinde gerçekleştirilen çalışmalarda, bu birimlerin faaliyetleri kapsamında oluşan veya dışarıdan gelen dokümanların/bilgilerin, üretim aşamasından itibaren yaşam döngüleri boyunca merkezi bir ortamda elektronik olarak yönetilmesi sağlanmış oldu. İstanbul genel müdürlük, Karamürsel fabrika ve Kazakistan tesislerinin ortak kullanımına sunulan sistem, kullanıcıların gereksinim duydukları anda ve lokasyonda gerekli bilgiye erişip yararlanmalarını sağlayacak şekilde kuruldu.

Pazarlama Müdürlüğü bünyesinde ajanslarla yapılan çalışmaların izlenmesi, araştırma verileri ve raporlarının, yönetim ve karlılık raporlarının takibi, masraflara, tescil faaliyetlerine, rekabet analizlerine, satış verilerine, pazarlama planlarına, kurumsal iletişim çalışmalarına yönelik tüm doküman ve bilgilerin izlenmesine yönelik altyapı oluşturuldu. Bakım Onarım Müdürlüğü bünyesinde de tüm planlı bakım ve arıza kayıtlarının izlenmesi, makina teknik dokümanlarının korunması, hedef ve iş sonuçlarının takibi, bakım personelinin eğitim bilgilerinin izlenmesi, toplam verimli bakım ve toplam kalite çalışmalarına ait dokümantasyonun yönetimi için gerekli çalışmalar tamamlandı.

Open Text Livelink ECM eDOCS DM'in yeni versiyonunu yayınladı. Yeni versiyonun temel özelliği Office 2007 ve Vista entegrasyonu sağlamasıdır. İçerik yönetim alanında dünya çapında lider konumda olan Open Text’in Livelink ECM eDOCS DM çözümü, dünyanın en güçlü doküman yönetim sistemlerinden birisidir. Kolaylıkla ölçeklenebilen ve uyarlanabilen yapısı ile her sektörde ve her boyutta kurumda kullanılan yazılım, dünyanın önde gelen pek çok kurumu tarafından da tercih edilmiştir.

Yeni versiyonla gelen özelliklerin içerisinde sayılabilecek bazı kullanım özellikleri şu şekildedir :

• DM deki ağaç şeklinde yönlendirici yapının saklama ekranında kullanımının sağlanması
• Lotus Notes entegrasyonu açısından fonksiyonalite geliştirilmiştir
• “Paper document” adı verilen arkasında herhangi bir doküman olmaksızın bilgi takibi amaçlı profil formlarında da kullanıcıya özel varsayılan değer atanabilmesi
• Doküman saklarken kullanılan sürükle-bırak yapısının daha da zenginleştirilmesi
• Doküman menüsündeki seçeneklerin artırılması
• İstemci tarafında sistemsel hata durumlarında bellekten geri kazanım için XML dosya kullanımı
• Oracle veritabanı kullanımı durumunda arama yeteneklerinin geliştirilmesi

Yeni versiyonla birlikte tüm geçerli Microsoft Office ve işletim sistemi ortamlarına entegrasyon ve destek sağlanmış ve kullanımı kolaylaştırıcı özellikler sunulmuştur.

Mind2Biz Informatics Kofax Capture ürün ailesine yönelik sertifikasyonu sağlayarak tecrübeli kadrosu ile Türkiye pazarında yetkin çözümler sunmaya devam etmektedir. 1985 yılında kurulan Kofax, veri yakalama, belge ve görüntü işleme alanlarında pazar lideri ve standartları belirleyen konumdadır.

Kofax ürünleri PC tabanlı belge ve görüntü işleme konusunda öncü olmuş ve tarama görüntüleme ve yüksek çözünürlükte baskı alma işlemlerini hızlandırmaya odaklanmıştır. Ayrıca, ileri seviye geliştirme araçları ile belge ve görüntü işleme fonksiyonlarının diğer uygulamalara doğrudan entegre edilebilmesi de sağlanmaktadır. Sertifikasyon ile yetkilendirilmiş uzmanlık sağlayan Mind2Biz kurumsal içerik yönetimi alanındaki tüm birikimini gerekli araçların kullanıcı kurumun iş süreçlerine en uygun şekilde  uyarlanması için yönlendirmektedir. Böylelikle ürünün sunduğu en ileri seviye özelliklerden maksimum düzeyde yararlanılması sağlanmakta ve kullanıcıların sistemlere kolay adaptasyonu için gereklilikler göz önünde bulundurularak projenin en etkin şekilde devreye alınması hedeflenmektedir.

Avrupa'ın en büyük Kurumsal İçerik Yönetim Organizasyonunu yapıldı. LivelinkUp 2008'de kullanıcılarını ağırlayan Open Text kurum startejilerini, ürün gelişim planlarını  ve kurumsal içerik yönetiminin ne şekilde gelişeceği yönündeki öngörülerini aktardı. Ana sponsor olan Microsoft ve SAP temsilcilerinin de yer aldığı etkinlikte, Open Text’in bu kuruluşlarla yaptığı detay seviyedeki ortak çalışmalar, ürünlerin ne derece entegre olduğu, bu amaçla ürün geliştirme çalışmalarına varan birlikte çalışma ve ileriye bakış yaklaşımları katılımcılarla paylaşıldı.

22 Nisan 2008’de Düsseldorf’ta ve 24 Nisan 2008’de Londra’da gerçekleştirilen  etkinliklerde Open Text’in kurumsal içerik yönetimi alanında zengin ürün ailesine yönelik detaylı bilgilendirme yapıldı. Ayrıca, gerçekleştirilen çeşitli proje örneklerinin de paylaşıldığı etkinlik fuar alanında işbirliği yapılan kurumlar da standları ile katılımcılara çözümlerini detaylı olarak sunma imkanı buldular.  Bir sonraki bültenimizde bu konuda derlenmiş bilgileri bulabilirsiniz.

Mind2Biz tarafından proje sürecinde gerçekleştirilen eğitim çalışmalarına ek olarak artan kullanıcı sayısı ve kurumlara katılan yeni elemanların eğitim gereksinimleri nedeniyle kullanıcı sınıf eğitimleri düzenlenmeye başlanmıştır. Bu hizmet kapsamında müşterinin tercihi doğrultusunda ve katılımcı sayısına bağlı olarak eğitimler, müşteri lokasyonunda veya müşteri lokasyonu dışında bir lokasyonda (Mind2Biz ofisi veya farklı bir eğitim mekanı) gerçekleştiriliyor.

Deneyimli ürün ve proje uzmanları tarafından verilen eğitimler seminer şeklinde yarım günlük veya sistem üzerinde 1 günlük eğitimler şeklinde düzenlenebilmektedir. Eğitim ile katılımcılara, ürünler hakkında genel bilgi verilmekte, mimari yapı ve genel kavramlar tanıtılmakta, varsa daha önceden kullanılan versiyon ile karşılaştırıldığında gelen yenilikler vurgulanmakta ve yeni versiyon itibarı ile tüm istemci ve uzantıların kullanıma yönelik grafik arayüz birimlerinin işlevleri ve kullanım şekilleri hakkında bilgiler verilmektir. Ürünlerin özellikleri ve kullanım mekanizmaları hakkındaki detaylı anlatımlar, Türkçe Kullanıcı Arayüz Eğitim Notları ışığında, bir senaryo çerçevesinde, kurulu sistem üzerinde kullanıcı arayüzünün fonksiyonlarının kullanımı eşliğinde yapılmaktadır.

Livelink ECM eDOCS DM’in standart tarayıcı arayüzü olan Internet Explorer’a ek olarak oluşan Safari ve FireFox tarayıcıları üzerinden doküman yönetim sistemi kullanımına yönelik bir önyüz geliştirildi. Livelink ECM eDOCS DM Webtop önyüzündeki tüm fonksiyonaliteye sahip ürün sayesinde Mac gibi Microsoft tabanlı ortamlar kullanmayan kullanıcıların da doküman yönetim sistemi kullanıcısı olabilmesi sağlandı.

Kullanım performansı açısından da en verimli şekilde tasarlanan ürün AJAX ve RIA teknolojilerini kullanmaktadır. DM Webtop Lite ilk olarak Livelink ECM eDOCS DM’i tüm kurum genelinde bir altyapı olarak yaygın kullanan Vitra Karo’da uygulamaya alınmıştır. Tasarım departmanında Mac’ler üzerinden doküman yönetim sistemine doküman saklanması, ihtiyaç duyulan dokümana yetkiler dahilinde erişilmesi temel fonksiyonları yanısıra DM’in sunduğu pek çok özellikten de kolay kullanım olanakları ile faydalanılmaktadır.

Türkiye Sınai Kalkınma Bankası (TSKB), 2006 yılında tüm bankacılık ve bilgi teknolojisi süreçlerinin dokümantasyonu ve yeniden yapılandırılması için bir proje başlattı. Bankacılık süreçlerinin modellenmesi ve kurum içerisinde yaygınlaştırılmasında teknolojik altyapı olarak Corporate Modeler kullanıldı.

Mind2Biz’in yazılımın teknik danışmanlığını sunduğu proje, ürünün kolay kullanım özelliği ile, birkaç aylık bir sürede, yüzlerce süreci kapsayacak şekilde hayata geçirildi. TSKB’ye özgü bir metamodel ve notasyon çerçevesinde gerçekleştirilen projede departmanlardan bilgiler elektronik tablolar halinde toplanarak doğrudan Corporate Modeler’a aktarım sağlandı. Böylelikle yazılımın otomatik diyagram çizim özelliklerinden de yararlanılarak projenin hızla hayata geçirilmesi sağlandı.

Proje sonucunda oluşturulan süreç tanımları kurum Intranet’inde ilgili birim ve çalışanlar ile gerekli tüm süreç detaylarını kapsayacak şekilde paylaşılıyor ve model sürekli olarak güncel tutuluyor. Sadece süreçlerin değil, kurumun risk haritasının da oluşturulduğu proje sonunda sözkonusu süreç ve risk haritaları ilişkilendirilerek operasyonel risklerin ve bankacılık uygulama kontrollerinin daha etkin yönetilebildiği bir altyapı elde edildi. TSKB’nin bu altyapısı ile ulaştığı yüksek süreç olgunluk düzeyi bağımsız kuruluşların değerlendirmelerinde de onaylandı.

Hedeflerine uygun olarak tamamlanan projede temel hedefler süreçlerin kolay erişilebilir ve kolay güncellenebilir bir yapıda tek merkezde kayıt altına alınması, mükerrer iş adımlarının ve katma değer yaratmayan süreçlerin ortadan kaldırılması ve kaynakların daha etkin kullanılması ile risk yoğun süreçlere odaklanılmasıydı. Yazılımın modellemeyi ve kuruma uygun özelleştirmeleri kolaylaştıran özellikleri ile merkezi bir sistem üzerinde çoklu kullanıma ve tek noktadan güncellemeye olanak sağlayan yapısı TSKB Süreç Yönetimi Projesi’nin başarısına önemli katkı sağlamıştır.

Finansinvest, müşteri talimatlarının işlenmesindeki kayıp zamanları en aza indirmek için inovatif bir sistemi hizmete sunuyor. Finansinvest, müşteri talimatının bütün aşamalarını “arka ofis”e alarak, müşteriyi gereksiz ayrıntılara dikkatten ve yazışmalardan kurtarıyor. Zaman kazandırıyor.

Finansinvest’in Mind2Biz ile gerçekleştirdiği yeni sistemde müşteri talimatları daha hızlı, daha güvenli, düzenleme ve talimatlara daha uygun ve daha etkin bir biçimde işlem görecek. Yeni uygulamada süreç, talimatın şubeden alınmasıyla başlayarak, aralarda ilgili bilgi ve işlemlerin tamamen elektronik ortamda yürütülmesi ve gerçek evrağın merkeze ulaşıp arşivlenmesiyle tamamlanacak. 

"Bu sistemi yatırım şirketleri arasında ilk kullanan FinansInvest oldu"

Sistemin ayrıntıları:
Talimat, şubede taranarak elektronik ortama aktarılır. E-posta ekinde merkeze iletilir. Doküman yönetim sistemine kaydedilir. Bu kayıt işlemiyle otomatik başlatılan, kontrol ve onaylar içeren operasyon süreci 37 farklı talimat türü için farklı rotalar izler. Bunların hepsi elektronik ortamda yürütülür. Gerekli aşamalarda müşterinin vekaletnamesi, imza beyanı gibi doküman ve bilgilere doğrudan ekrandan erişim sağlanır. Kontroller sonucunda iş reddedilebilir, veya bir sonraki adıma yönlendirilebilir, veya yeniden işlem görmesi/daha ayrıntılı kontrol amacıyla önceki bir adıma geri döndürülebilir. Reddedilen talimatlara ilişkin bilgi ilgili müşteri temsilcisine otomatik oluşturulan bir eposta ile bildirilir. İlgili kişilere ve müşteriye hızlı geri bildirim olanağı sağlanmış olur. Müşteri temsilcisi devam etmekte olan bir işin durumunu izlemek amacıyla sistemde müşterinin talimatının ne aşamada olduğunu sorgulayabilir. Tüm akış süresince operasyonel sistem ile pararel yürütülen talimat işlemleri, son aşamada “eşleştirme” yapılmak üzere bekletilir. Merkeze ulaşan orijinal talimat için otomatik bir arşiv numarası oluşturulurak arşivlenmesiyle talimat süreci tamamlanır. Bütün süreç, gerek uyumluluk gerekse kalite yönetimi açısından kalite departmanı tarafından gözlenebilir.

Eczacıbaşı Topluluğu kuruluşlarından Eczacıbaşı EKOM, doküman yönetimi konusunda Mind2Biz ile gerçekleştirdiği dosya ve doküman takip projesini tamamladı. Kurumun yaygın içeriği ve özellikle ana faaliyet alanı olan ihracat ve ithalat işlemlerine yönelik dokümanlar ECM eDOCS DM platformu üzerinde dijital ortama aktarıldılar.

Proje sonucunda dış ticaret dosyaları yıl bazında guruplandırılarak ve doküman tipleri bazında kategorize edilmiş olarak hızlı, paylaşımlı ve etkin bir şekilde izlenebilmektedir. Mal Mukabili, Vesaik mukabili, Akreditif, İthalat, Bedelsiz, Credit note, Debit Note, Talimat, Yazışma gibi doküman tipleri bazında izlenebilen dosyaların ilişkili olduğu akreditif dokümanları da sistem içerisinde yer almaktadır ve gerekli noktalarda SAP sisteminden taşınan bilgiler kullanılmaktadır. Sistemin devreye alınması ile üretici ve bankalarla olan finansal ilişkiler, kredi kullanımları, Exim Bank yazışmaları da sistem üzerinde izlenmeye başlanmıştır. Dış ticaret kapsamındaki epostaların da bu yapı içerisinde izlenmesinin yanısıra, kuruluşun tüm kurumsal faaliyetlerine yönelik evrak, yazışma, eposta vb. dokümanlarda da aynı şekilde dijital ortamda yönetilmektedir.

TSKB sektörün en geniş kapsamlı Bilgi ve Belge Merkezi’ndeki dokümantasyon arşivini, herkesin hizmetine sunmak üzere Mind2Biz ile dijital ortama taşıyarak VeriSOR adlı veritabanını oluşturdu.

TSKB Bilgi Merkezi’nin ilk olarak 1980 yılında başlatarak zaman içerisinde geliştirdiği kupür ve makale dokümantasyon hizmeti Mind2Biz’in sağladığı dijital platform üzerinde projelendirilerek iller, ülkeler ve firmalar bazında 7 binin üzerinde arama kriteri ve 90 bini aşkın sayfayla, araştırıcıyı bilgiye ulaştıran bir veritabanına dönüştürüldü.

Kupür ve makalelerin günlük olarak veritabanına eklenmesi ile güncel ve giderek zenginleşen içeriğe sahip olan VeriSOR’a abonelik sistemiyle girilebiliyor. VeriSOR’da yer alan 60’ı aşkın konu başlığı, ağaç ve orman ürünlerinden bankacılığa, turizmden yabancı sermayeye kadar çeşitlilik gösteriyor. Ayrıca bu konu başlıklarının altında, ıslak mendilden Altın Borsası’na, linyitten plastik sanayiine kadar 560 farklı alt başlık yer alıyor. Böylelikle herhangi bir konuda/sektörde araştırma gereksinimi duyan veya bir alanda son gelişmeleri izlemek isteyen kullanıcılar zengin bir içerikle ve yetkin bir teknolojik altyapı üzerinde sunulan bu hizmetten hızlı ve etkin bir şekilde yararlanabiliyorlar. 

Gizli doküman içeriklerinden kaynaklanan risklerin ve doküman karşılaştırma işleminin sorunsuz yönetimi için Workshare Professional, Mind2Biz tarafından Türkiye pazarına sunuldu.

Dokümanlarda saklı bilgilerin kurumun entelektüel değerleri açısından riskli bilgiler olma olasılığı yüksektir. Microsoft Office araçları ile oluşturulan dokümanlar yaşam döngüleri boyunca çok değişik işlemlerden geçerler. Bu işlemler sırasında kuruma özel stratejik ve taktik bilgiler doküman içerisinde yer almış olabilir. E-postaların yaygın iletişim aracı olarak kullanımı ile bu bilgilerin kurum içinde veya dışında hareket etmesi sonucunda, gizli bilgi içeren dokümanlar kontrolsüz bir şekilde dağıtılmış olur. Kullanıcıların sadece %10'u bu risklerin farkındadır. Bu şekilde yayılan bilgi kurumunuz açısından riskli ve tehdit yaratıcı unsurlar içerebilir. Sözkonusu riskin ortadan kaldırılması kurumsal güvenlik politikalarınızın işletilebileceği Workshare Professional ile mümkündür.

Temsilcisi olduğumuz ve Kurumsal İçerik Yönetimi (ECM) alanında lider Hummingbird firması Ekim 2006 başı itibariyle aynı alanda diğer bir lider firma olan OpenText ile birleşti. Çözüm ve sektörel bakış açısının pekiştirilmesi ile ürün yelpazesinin zenginleştirilmesinin hedeflendiği birleşme, sonucunda, iş alanı sadece ECM olan dünyanın en büyük yazılım ve çözüm firmasını yarattı.

Birleşme sonucunda alanında çok yetkin konumda olan her iki firma ürünleri çok geniş bir yelpazede, kullanıcılarına daha da etkin çözümler ve hizmetler sunmak yönünde yapılandırıldı. Bundan böyle Hummingbird Enterprise Suite ürün ailesi tamamen aynı yapısı ile Livelink ECM - eDOCS adı altında gelişimine devam edecek.

Bu gelişme ile, müşterilerimiz, dünya genelinde 50.000'e yakın firmada kullanılan ve bu çeşitliliğe hizmet edecek zenginlikte çözümler sunan yeni yapı ile gereksinimlerine daha da uygun çözümler bulabilecekler.

Kurumsal modelleme pazarının öndegelen sağlayıcılarından Casewise’in Türkiye temsilciğini Mind2Biz yürütecek. Kurumsal mimari ve süreç modelleme alanında, finans, kamu, telekomünikasyon, altyapı, gıda ve üretim gibi birçok lokomotif sektörde lider kuruluşlarca tercih edilerek kendini uluslararası düzeyde kanıtlanmış Casewise ürünlerini destekleme karar alan Mind2Biz, müşterilerine, iş süreçlerinin kurum mimarisini oluşturan diğer yapı birimleri ile entegrasyonunu sağlayan modelleme ve yönetim çözümleri sunmayı hedefliyor.

Casewise çözümleri, şirket birleşimleri veya yeniden yapılanma gereği yürütülen iş süreçleri modelleme ve iyileştirme çalışmalarından, e-ticaret, kurumsal kaynak planlama, müşteri ilişkileri veya tedarik zinciri yöntemine yönelik süreç gereksinimlerinin tespiti, BT mimari ve teknoloji yönetimi, ITIL, kurum karnesi uygulamaları, ISO, HIPAA, COBIT, SOX, Basel II vb. sektörel uyum standartlarının gerekliliklerine kadar birçok uygulama alanıyla örtüşmekte ve kurumlara iş süreçlerini ve kurumsal mimari bileşenlerini modelleme, görselleştirme, analiz ve optimize etme yönünde gelişmiş olanaklar sunmaktadır. Çözümlerin öne çıkan özellikleri kullanım kolaylığı, çoklu kullanıcı ve model desteği, kurum genelinde ortaklaştırılmış bir çalışma ortamı sunması ve kurum içinde ve dışında web üzerinden yayınlama seçeneklerinin zenginliğidir.

Eczacıbaşı Karo Seramik’te ilk aşama olarak Genel Müdürlük, İnsan Kaynakları, Yatırım ve Kalite departmanlarından başlatılan projede Mind2Biz, temsilcisi olduğu Hummingbird DM Doküman Yönetimi çözümünü kullandı.  Projede ilk etapta iş süreçleri ve alt süreçler doğrultusunda düzenlenen e-mail, faks ve dokümanlardan oluşan elektronik içeriğin standardizasyonu ve klasifikasyonu yapıldı.

Eczacıbaşı Grubu  insan kaynakları yönetim prensiplerinin elektronik doküman yönetim sistemi üzerinde uygulanması gerçekleştirildikten sonra doküman kontrol prosedürleri doğrultusunda tüm insan kaynakları süreçlerinde oluşan kontrollü dokümanların tanımlanması, elektronik ortama aktarılması ve departman gereksinimleri doğrultusunda gruplanması gerçekleştirildi. Stratejik insan kaynakları süreçlerinden, işe alım gibi operasyonel süreçlere kadar, tüm süreçlerin kapsandığı uygulama, kullanıcılara kendi arayüzlerini kişiselleştirme imkanı da vermektedir.

Sözkonusu proje sayesinde tüm Kalite Yönetimi ve Güvence sistemi dokümanlarının da paylaşıma ve kolay erişime uygun olacak şekilde yönetimi sağlandı. Müşteri şikayetlerinin tanımlanması, klasifikasyonu ve yönetimi amacıyla da kullanılan sistemde ürün spesifikasyonları ile test sonuçları karşılaştırılıyor, sonuçları ve ilgili tüm dokümanlar şikayet statüsünün de izlendiği bir klasör yapısı altında yönetiliyor.

Yatırım departmanı tarafından, Avrupa ve Türkiye üzerinde yayılmış dağıtık yapıdaki üretim yerlerindeki atölye ve departmanlarda bulunan makina ve yedek parçaların AutoCAD ile oluşturulan elektrik, mekanik ve yapısal teknik çizimleri de doküman yönetimi aracılığı ile izleniyor.
Genel Müdürlük’te korunan tüm dokümanlar ise tamamen elektronik ortama geçirilerek, gerekli gruplamalar ve yetkiler dahilinde saklanıyor ve yönetiliyor.

Mind2Biz, Hummingbird firmasının ürünleri ile Türkiye’de değişik sektörlerde başarılı projeler gerçekleştirmiştir.

Eczacıbaşı Topluluğu'nda yürütülen "Doküman Yönetim Sistemi Kurum Standardı" değerlendirmesinde Mind2biz, danışmanlığını verdiği  Hummingbird DM ürünü ile sağlayıcı olarak seçildi.

Eczacıbaşı Topluluğu'nda yürütülen e-dönüşüm çalışmaları çerçevesinde öncelikli proje alanı olarak belirlenen doküman yönetim sistemlerine yönelik değişik ürün ve sağlayıcılarla yapılan değerlendirme çalışmaları sonucunda Mind2Biz, danışmanlığını verdiği Hummingbird DM Doküman Yönetim Sistemi ile standart sağlayıcı seçildi.

Seçimde "Üretici/Satıcı Firma", "Teknik Özellikler", "Fonksiyonel Özellikler", "Güvenlik ve Yetkilendirme", "Satış Sonrası Bakım ve Destek", "Maliyet" ana başlıklarını detayda inceleyen seçim kurulu, Hummingbird için başarı kriterlerini "Kullanım Kolaylığı/Kullanıcı Arayüzleri", "Zengin Fonksiyonel Özellikler", "Outlook Arayüzü E-Posta Yönetim Özellikleri", "Sistem Yönetimi ve İşletim Kolaylığı" olarak betimledi. Sağlayıcı firma Mind2Biz için yapılan değerlendirmede Eczacıbaşı Topluluğu bünyesindeki deneyimleri ve yerel destek hizmetlerindeki kalite faktörleri belirleyici rol oynadı.

Mind2Biz, Gartner tarafından 21 Kasım 2005 tarihinde İstanbul Princess Hotel Maslak'ta düzenlenen "Content Management, Collaboration and Portals" konulu sempozyumda sponsor olarak yeraldı ve "Hummingbird Enterprise Eczacıbaşı Topluluğu Başarı Öyküsü" başlıklı sunumu gerçekleştirdi.

Sunumda, Mind2Biz'den Hakan Kıran'ın firma tanıtımına yönelik yaptığı girişin ardından Eczacıbaşı Holding'den Figen Demirhan, Eczacıbaşı Topluluğu bünyesinde yürütülen e-Dönüşüm çalışmalarını ve Hummingbird DM Doküman Yönetim Sistemi standart seçim ve değerlendirme süreçlerini aktardı. Sunumda ayrıca Eczacıbaşı Karo Seramik'ten Dilek Selçuk, standardın topluluk genelinde yayınını takiben devreye alınan EKS Doküman Yönetim Sistemi projesi ile ilgili hedef, başarı ve değerlendirmelerini katılımcılarla paylaştı.

9 Mart 2005 günü Ceylan Intercontinental Taksim İstanbul'da düzenlenen Hummingbird Day organizasyonunda Hummingbird Enterprise Kurumsal Birikim Yönetimi platform bileşenlerinin tanıtımı yapıldı. Hummingbird EMEA, Imageware, Mind2Biz ve Exknow'un ortak organizasyonunda düzenlenen programda Hummingbird Kurumsal Portal Webtop, Doküman Yönetimi, E-Posta Yönetimi ve İş Akışı Yönetimi ürünleri özelinde vizyoner sunumlar yapıldı.

"Hummingbird Enterprise Workflow Süreç Bazlı İçerik Yönetimi - Denetim ve Uyumluluğun  Kilit Noktası"

Süreç yönetimi ve içeriği süreçlerle bütünleştirme çabaları, 2007 yılına kadar içerik yönetim projelerinin yüzde 70’inden fazlasını kapsayacaktır. Süreç tanımı ve denetimi, düzenlemelere uyumluluğun (compliance) kilit noktası olacaktır. ” Gartner

Sunumunda Mind2Biz, içeriğin süreçlerle bütünleştirilmesine yönelik yönlendirici faktörlere değinmiş, bu konudaki geleneksel uygulamalar ve güncel eğilimler konusunda bilgi vermiştir. Sunumun odak noktası, yakın gelecekte daha da önem kazanacak olan yeni düzenlemeler uyum gereksinimleri olmuştur. Bu doğrultuda Hummingbird Enterprise platformunun "Uyumluluk Sistemi" bakış açısında değerlendirilmesi yapılmış, içerikle birlikte süreçlerin de yönetimini sağlayan Hummingbird Enterprise Workflow bileşeninin önemi vurgulanmıştır. Gün boyunca standlarda Hummingbird Enterprise bileşenleri tanıtılmıştır.

Novartis Sağlık Gıda ve Tarım Ürünleri, Kurtköy üretim tesisi bünyesinde yürüttüğü üretim şarj dosyalarının elektronik ortamda takibine yönelik çözüm araştırmasında Mind2Biz ve sunduğu Hummingbird Enterprise çözümü Hummingbird DM 5.1 Doküman Yönetim Sistemi ve entegre olarak implemente edilen Kofax Ascent Capture Doküman Tarama ve İşleme Sistemi çözümlerinde karar kılmıştır. Projede, ilaç üretim şarj dosyalarının üretimin tamamlanması ertesinde toplu halde taranması, çeşitli temel bilgi alanları bazında indekslenmesi ve indeks verilerinin validasyonu ertesinde merkezi doküman yönetim sistemine otomatik olarak aktarılması sağlanmış, kalite güvence organizasyonu genelinde dosya içerik ve bileşenlerine çeşitli arama ve yönetim mekanizmaları ile elektronik ortamda erişime/takibe olanak verecek bir sistem kurulmuştur. Projede implemente edilen Kofax Ascent Capture Doküman Tarama ve İşleme Sistemi’nin temel işlevi, doküman tarayıcı vasıtasıyla üretim dosyalarının toplu halde taranmasını ve tanımlı kurallara uygun bir biçimde modülarize edilmesini sağlamak, kullanıcı tarafından indeks alan bilgilerinin girişine ve kontrolüne imkan vermek, gerek indeks bilgilerini gerekse çoklu sayfa formatındaki görüntü dosyalarını Hummingbird DM Doküman Yönetim Sistemi içine beslemektir. Hummingbird DM Doküman Yönetim Sistemi’nin temel işlevi, Kofax Ascent Capture tarafından oluşturulan üretim şarj dosya içeriğine ait elektronik formattaki görüntü dosyalarının merkezi bir kütüphane dahilinde yönetimini sağlamaktır. Bu sistem, tanımlı kullanıcıların yetkileri dahilinde dokümanlar üzerinde profil alanları üzerinden arama yapmalarına, arama sonuçlarını görüntülemelerine, yetkileri doğrultusunda profil bilgileri ve dosya içeriklerini görüntüleme ve/veya güncellemelerine imkan vermektedir. Sistem, FDA 21 CFR Part 11 kurallarını içeren validasyon kapsamında uygun olarak dokümante edilmiştir.

Epsilon Eğitim Yönetim Danışmanlığı tarafından 18 Mart 2004 tarihinde İstanbul Teknik Üniversitesi'nde düzenlenen Kurumsal İçerik Yönetimi ve Kurumsal Bilgi Portalleri konulu eğitim seminerinde yaptığımız "Hummingbird Enterprise Kurumsal Birikim Yönetimi Çözümleri ve Bilgi Güvenlik Sistemleri: BS 7799 Standardı" başlıklı sunumumuzda öncelikle gelişen teknoloji ile global paylaşımda biriken, kodlanmış veri ve bilgi hacminin ve bu hacmin kendini katlama hızının kurumsal birikim gereksinimlerine yaptığı etki aktarıldı.  Kurumsal seviyede iş süreçlerinde kullanılan “kritik” bilgilerin hangi platformlarda biriktiği vurgulanarak, bu bilgilerin maruz kaldığı tehditlerin Bilgi Güvenlik Sistemleri ile ne şekilde yönetilebileceği / engellenebileceği aktarıldı. Gizlilik [bilginin sadece yetkili kişiler tarafından erişilebilir olması], bütünlük [bilginin ve işlem metodlarının doğruluğunun ve bütünlüğünün korunması, içeriğinin değişmemesi] ve ulaşılabilirlik [yetkili kişilerin bilgi ve kaynaklara ihtiyaç duyulduğu an ulaşabilmeleri] esaslarına dayalı BS 7799 Bilgi Güvenliği Yönetim uygulamaları için Hummingbird Enterprise çözümlerinin etkin bir altyapı sağladığı üzerinde duruldu. Tanıtımda ayrıca iş ortağımız Imageware, “Ultimus BPM Suite ve İş Süreçleri Yönetimine Yakından Bir Bakış” başlıklı sunumu yaptı. Gün boyunca standımızda Hummingbird çözümleri hakkında detaylı demo ve sunum imkanları sunuldu.

Epsilon Eğitim/Yönetim Danışmanlığı tarafından 18 Eylül 2003 tarihinde Lütfi Kırdar Uluslararası Kongre ve Sergi Sarayı'nda düzenlenen Kurumsal İçerik Yönetimi (Enterprise Content Management) ve Kurumsal Bilgi Portalleri (Enterprise Information Portals) konulu 1 günlük eğitim seminerinde yaptığımız "Hummingbird Enterprise Kurumsal Birikim Yönetim Platformu" başlıklı sunumumuzda,  öncelikle entellektüel varlıklar kavramı ortaya konmuş, kurumların ölçümlenemeyen varlıklara yapmaları gereken yatırımın getirileri konusunda bilgiler verilmiştir. Bununla birlikte kurumsal içerik yönetiminin dayandığı faktörler, kurumların günümüzde yaşadıkları problemler ve gelişen gereksinimler özetlenmiştir. Gartner tarafından 2003 yılının ilk çeyreğinde dile getirilen Smart Enterprise Suite kavramı tanıtılmış, günümüzde yaygınlaşmış portal, işbirlikçi çalışma, mesajlaşma ortamları ve içerik yönetimini hedefleyen uygulamaların sunduğu odaklı ve uzmanlaşmış fonksiyonların, yakın gelecekte Smart Enterprise Suite olarak isimlendirilen platformlar bünyesinde bütünleştirileceği ve kurumların yatırımlarını bu tarz entegre platformlara yönlendirecekleri konusundaki öngörüler dile getirilmiştir. Sözkonusu Smart Enterprise Suite kategorisinde vizyoner konumda değerlendirilmiş olan ve 2003'de Midsize Enterprise Summit organizasyonunda Midsize Enterprise Innovation™ Award for Best of Show ödülünü almış olan Hummingbird Enterprise platformunun kurum içi birikime uyguladığı 360 derecelik bakış açısı ve farklı bileşenleri ile getirdiği komple çözüm yaklaşımı tanıtılmıştır. Sunumda son olarak Hummingbird DM Doküman Yönetim Sistemi özelinde fonksiyonel detaylar hakkında bilgiler verilmiştir. Sunumun yanısıra gün boyunca Imageware firması ile ortak stand katılımında bulunan Mind2Biz, sistem demoları ile Hummingbird Enterprise ailesi ürünleri hakkında ziyaretçilerine detaylı bilgiler sunma fırsatını elde etmiştir.

Dünyanın lider bilgi ve iletişim teknolojileri fuarı CeBIT'in ikinci ayağı Avrasya halkası CeBIT Bilişim Eurasia, 2-7 Eylül 2003 tarihleri arasında 58 ülkeden 163.724 ziyaretçiyi ve 21 ülkeden 752 katılımcı şirketi ağırlayarak bu yıl da bilişim sektörünün en önemli etkinliği olarak yerini aldı. Fuarda Mind2Biz, Kurumsal Birikim Yönetim araçlarına yönelik olarak Hummingbird Enterprise ürün ailesi ile ön plandaydı. Hummingbird Enterprise, Kurumsal Bilgi Portali, Doküman Yönetim Sistemi, Kayıt Yönetim Sistemi, İşbirliği Yönetimi tarzında kurum içi veya dışından katılımcıların iş süreçleri çevresinde bir araya gelebilecekleri çalışma ortamlarını oluşturmaya yönelik tüm komponentleri ile kamu ve özel sektör ziyaretçilerinin büyük ilgisini çekti. Hummingbird Enterprise platformunun yanısıra Mind2Biz fuarda ayrıca İş Akışı Yönetim çözümlerinde Ultimus Workflow Suite ve Dijital Görüntü İşleme sistemi çözümlerinde Kofax ürünü ile oluşturulabilecek çözümlere yönelik analiz ve danışmanlık hizmetlerini tanıtma fırsatı buldu. Çalışma gruplarına veya kişisel kullanıma hitap eden CardScan Kartvizit Yönetim Paketi çözümü de yine stand ziyaretçilerin ilgi ile izledikleri ürünler arasında yerini aldı.