Mind2Biz - Doğru Çözüm Mind2Biz

ECM ve Diğer Uygulamalar Entegrasyonu

Kurumsal içerik yönetimi (ECM) tek bir araç değildir. Bir araçlar bütünüdür. İçerikle ilgili tüm bileşenleri içinde barındırır. Bunlar doküman yönetimi, Web içerik yönetimi, dijital varlık yönetimi, iş akışı, kayıt yönetimi, tarama gibi bileşenlerdir. Bu bileşenlerin yanısıra diğer yapısal kurumsal uygulamalar ile entegrasyon ayrı bir önem teşkil etmektedir.

Tarama işlemi ile kağıt ortamdaki doküman ve formlar elektronik versiyonlarına çevrilir. Optik karakter tanıma teknolojileri ile bir resim olan doküman metin veya XML şeklinde tanınabilir hale dönüştürülür. Böylelikle bu doküman artık arama araçları tarafında tanınabilir ve sonuç listelerinde yer alabilir. Yani, artık içerik araması için uyumludur ve doküman içeriği tekrar kullanılabilir nitelik kazanır.

Kağıt dokümanların taranması, faksların okunması ile başlayan veri toplama süreci, görüntünün temizlenmesi, dokümanın algılanması, verinin tanınması ve formun işlenmesi süreciyle devam eder. Bütün bu işlemlerin ardından veri ERP, iş akışları, operasyonel uygulamalar, Portal, Doküman yönetimi gibi gereken ortamlara aktarılır.

Doküman yönetim sistemi temelde elektronik dokümanların saklandığı, paylaşıldığı ve süreçler bazında doküman kimlik ve değişimlerinin izlendiği merkezi bir depolama birimidir. Dokümanların değişik halleri versiyon yönetim mekanizması ile kontrol edilebilir. Sistem içerisinde dokümanlara hızlı erişimi sağlayan gömülü arama araçları yer alır. Böylelikle işbirliğini destekleyici güçlü bir altyapı ortaya konur ve dokümanlar yaşam çevrimleri içerisinde yönetilir.

İşakışı ve işbirliği teknolojisinde süreçlerde doküman akışları, dokümanları gözden geçirme, onay, uyarı ve yorumları izlemek mümkün olabilmektedir.

Web içerik yönetimi Web'de yayınlanacak içeriğin yaratılmasını ve yayınlanmasını yönetir. Burada doküman veya dijital varlık yönetim araçlarının yanısıra, yayınlanacak içerikle ilgili onayların geçekleştirilmesi için iş akış sistemleri ile entegrasyonlar söz konusudur.

Kayıt veya belge yönetimi olarak adlandırdığımız “records management” araçları içeriğin kurum politikaları paralelelinde arşivlenmesi veya imhası ile ilgili uygulamaları yönetir. Kağıt dokümanların yanısıra, tüm elektronik doküman ve e-postalar da kayıt olarak ele alınmalıdır.

E-posta yönetim veya arşiv sistemleri, e-postaların ve mesajların “kurumsal içerik” bilincinde yönetimini hedefler. Kuruma gelen e-posta, iletişim sistemindeki yükü azaltmak ve e-postanın kurum içi veya dışı paylaşımı ve depolanması amacıyla arşive veya arşivle entegre doküman yönetim sistemine alınmalıdır.

Dijital varlık yönetim sistemleri, ses, fotoğraf, resim ve video türü dosyaların, içerik olarak kuruma mal edilecek şekilde yönetimi için tasarlanmıştır.

Kurumsal içerik yönetim alanında sağlanan tüm bu çözüm bileşenleri ile ERP, CRM gibi operasyonel hertürlü kurumsal uygulamanın entegrasyonunun sağlanması ile tüm teknolojik altyapı yatırımlarından sağlanan faydanın en üst seviyeye çıkartılması sağlanır. Örneğin, bir form üzerinden okunarak bir operatör tarafından uygulamaya girişi yapılan verilerin, veri işleme çözümleri ile işlenerek bu uygulamalara aktarımı veya içerik yönetim sisteminde yer alan fatura imajının muhasebe kayıtları ile ilişkilendirilmesi ile kayıt üzerinde çalışan kullanıcının yerinden kalkmadan gereksinim duyduğu tüm bilgiye erişiminin sağlanması gibi pek çok gereksinim dahilinde bu tip çalışmalar gerçekleştirme ihtiyacı, kurumsal uygulamalar kullanan ve içerik yönetimi çözümlerini kurumsal platform olarak uygulayan firmaların bir sonraki aşama gereksinimi olacaktır.

Böylelikle veri giriş otomasyonu, kullanıcıya sunulan tek arayüz ve bilgiye hızlı erişim gibi verimliliğe yönelik getiriler elde edilecektir. Güvenlik ve yetkilendirme ve süreç verilerine doğru ve zamanında erişim gibi risk ve uyumluluk yönetimine yönelik faydalar sağlanacaktır. Müşteri ve çalışan memnuniyeti en önemli kazançlardan birisi olacaktır. Karar verme sürecinde gerekli bilgiye erişim, ölçülebilir süreçler ve iyileştirme olanakları ve değişimlere kolay adaptasyon gibi rekabete yönelik iyileştirmeler de yine bu tip uygulamaların temel getirileri arasındadır.

Ekim 2008

İnşaat Sektöründe Kurumsal İçerik Yönetimi

İnşaat sektörünün Türkiye’deki başarılarının yanı sıra, yurtdışında üstlenilen projelerin artması ile bilgi teknolojilerinden yararlanma gereksinimi de artmaktadır. Kurumsal içerik yönetimi de inşaat sektörü için olmazsa olmaz uygulamalardan birisi olarak değerlendirilmeye başlanmıştır.

Kurumsal içerik yönetimi açısından tüm kurumların genel gereksinimi olan bilgiyi korumak, iş sürekliliğini sağlamak, verimi artırmak, etkin ve güvenli bilgi paylaşımı, fiziksel yer gereksiniminin azalması gibi getirilerin yanı sıra inşaat sektörü özelinde proje bazlı çalışmanın getirdiği çeşitli insan gücü formasyonunu ve şantiye yapısından kaynaklanan dağıtık çalışma ortamını desteklemesi nedeniyle getirileri daha da öne çıkmaktadır.

İnşaat sektörüne doküman türleri de çok çeşitli; metin veya tablo bazlı dokümanlar dışında, taranarak oluşturulan dokümanlar, yazışma amaçlı kullanılan epostalar, ses ve görüntü kayıtları ve tabii en önemlisi teknik çizimler. Tüm bu çeşitliliği ve dağıtık yapıyı destekleyecek doğru kurumsal altyapıları konumlandırmak çok önemlidir. Ayrıca, inşaat firmaları için işveren, taşeron gibi farklı partiler arasındaki bilgi alışverişini ve iletişimi kolaylaştırarak etkin işbirliğini sağlamak amacıyla da bu tür sistemlerden yararlanmak gerekmektedir.Proje yönetiminin de bir parçası olarak değerlendirilebilecek bu tip sistemlerin diğer kurumsal sistemlerle de entegrasyonu önemlidir. Örneğin, sağlayıcı veya taşeron faturalarının taranıp elektronik sistem içerisinde dahil edilmesinden sonra, ilgili muhasebe kaydı ile eşleştirilerek finans sistemi içerisinden doğrudan erişilebilir halde olması bunun bir örneği olabilir.

İnşaat firmalarında proje bazında dokümanların izlenmesi, proje bazlı yetkilendirme, dokümanlara gerek merkez, gerekse şantiyelerden erişim, iş bitiminden sonra yine proje bazında elektronik doküman kütüphanelerinin arşivlenmesi ve korunması önemli konulardır. Böylece firmanın da birikimi yapısal bir ortamda, etkin bir şekilde yönetilebilir hale geliyor ve iş sürekliliği, sürdürülebilirlik, denetimsel veya hukuksal hazır oluşluk ve kurumsallık açısından ciddi destek sağlanıyor.

Günlük operasyonlar için de çalışanların bu tip uygulamalardan yararlanmadıkları durumlarda dokümanlara erişme süresinin yüksekliği, erişilemeyen dokümanın yeniden üretilmesi, dokümanın farklı halleri içinde hangisinin en son geçerli hali olduğunun ayırt edilememesi gibi nedenlerle oluşan verimsizlikler bertaraf edilerek hızlı yatırım geri dönüşü sağlayan avantajlar elde edilebiliyor. Bunun yanı sıra farklı lokasyonlardaki proje elemanlarının teknik çizimler üzerinde birlikte çalışabilmelerine kadar uzanan işbirlikçi ortamlarsağlanabiliyor. Ayrıca, proje bazlı çalışanların kurum veya proje kültürüne adaptasyonu, süreç ve dokümanların standartlaştırılması gibi konulara da destek sağlaması açısından bu tip sistemlerin getirileri tartışılmaz. Proje veya merkez çalışanlarının yetkileri dahilinde gerekli dokümanlardan baskı alabilmesi, önceki bir eposta yazışmasını gönderen kişi bazında aratarak hızla erişebilmesi, yeni bir taşeron sözleşmesi için mevcut kurumsal şablonlardan yararlanması gibi özellikler hem hizmet kalitesinin artması hem de idari maliyetlerin azalmasını sağlamaktadır.

BThaber Dergisi 13 Eylül 2010 sayısında yayınlanan bildirinin tam metni

Mind2Biz ile 'Kurumsal İçerik Yönetimi', 'Süreç Modelleme' ve 'Kurumsal Mimari' çözümleri

Kurumsal İçerik Yönetimi

Bilgi teknolojilerinin gelişim aşamalarının ilk basamağı olan finansal, operasyonel ve lojistik uygulamaların gelişimlerini hızlandırarak oluşumlarını büyük oranda tamamladıkları son 10-15 yılda teknoloji, altyapı bileşenlerinin kapasite ve hız artışları ile birlikte yeteneklerini de artırmaya odaklandı. Bu gelişimle birlikte iş dünyasının gerektirdiği hızı yakalamak adına haberleşme ortamlarının da elektronik ortama taşınması ile kurumların dijital ortamda oluşturduğu, elde ettiği ve yönettiği bilgi de katlanarak artmaya başladı. Bunun sonucu olarak kurumsal içerik yönetim sistemlerine giden yolda doküman yönetim sistemlerine yönelik oluşumlar başladı. Ve, bu kapsamdaki yeni gereksinimler bu konunun da hızla gelişerek farklı ürünlerin bu paralelde konumlanması ile bugünün gelişmiş “kurumsal içerik yönetim” platformlarının ortaya çıkmasına neden oldu.

Doküman yönetim sistemi iyi bir başlangıç

Kurumsal içerik yönetiminin başlangıç noktası olarak gördüğümüz doküman yönetim sistemleri günümüzde şirketler açısından önceden olduğundan çok daha fazla önem taşıyor.Çünkü kurumlar yarattıkları veya dışarıdan aldıkları bilginin çok büyük bir oranının, ancak bu tip sistemler aracılığı ile yönetilebileceğinin artık farkındalar. Doküman yönetim sistemleri de, bu gerçeği destekleyecek şekilde, günümüzde şirketlerin önemli bilgiye her seviyede kullanıcı tarafından bir tuşa basılarak erişilmesini sağlayacak doğrultuda evrimleşti. İlk çıkış noktası olarak basılı dokümanların taranarak saklanmasına yönelik çok kısıtlı fonksiyonaliteye dayanan doküman yönetim sistemleri, bugün, taranan dokümanlara dayanan süreçlerin otomasyonunu en üst seviyeye taşıyacak şekilde, içerik otomasyonu sağlamanın yanı sıra, elektronik dokümanların yaratıldığı ve işlendiği ortamlara da tam entegrasyon sağlayarak kurumsal süreçlerdeki tüm içeriğin saklanması, korunması ve imhasına kadar geçen süreci kullanıcı açısından en kolay hale getirecek zengin fonksiyonaliteyi sunabil-mektedir. Ayrıca, veritabanı uygulamaları dışında kalan bu tip yapısal olmayan bilgilerin yine çok büyük oranını oluşturan epostaların da, süreç odaklı yönetimi ve kolaylıkla saklanarak, içerik yaşam döngüsü yönetimi içerisine dahil edilmesi sağlanabilmektedir.

Doküman yönetim sisteminin faydaları, daha fazla müşteri memnuniyeti, iş uygulamalarının yönetilmesi ve çalışanlar arasında genel üretkenliğin artırılması şeklinde özetlenebilir. Şirketlerin doküman yönetim sistemlerinden faydalanma ihtiyacı, teknolojik yeniliklerle aynı oranda artırmıştır. Çok geçmeden, doküman yönetim sistemleri, elektronik dokümanları idare etme yeteneğine sahip hale gelmiş ve bu durum pazarı değiştirmiş, imkanlar dünyasını kapısını aralamıştır. Günümüzde dünya çapında milyonlarca şirket, müşteri hizmet deneyimini ve personelin üretkenliğini artırmak için doküman yönetim sistemlerine başvuruyor.

Kurumsal içerik yönetiminde kurumların yol haritası

Kurumların nitelikli ve ölçeklenebilir doküman yönetim sistemleri ile başlayan içerik yönetim serüvenlerinde esas iş süreçleri yönetimi, arşivleme, belge yönetimi, web içerik yönetimi gibi diğer kurumsal içerik yönetim sistemi bileşenleri ile bu çerçevedeki diğer gereksinimlerin adreslenerek belirli bir stratejik plan dahilinde teknoloji kullanım olanaklarını zenginleştirmesidir. Böylelikle kurumlar etkinliklerini ve uyumluluklarını artırmak yönünde en doğru adımları atmış olacaklardır.

İçerik yönetim teknolojileri halen hızlı gelişimini sürdürüyor

Teknoloji firmaları kurumlara bu doğrultuda ürünler sunmaya ve geliştirmeye devam ederken, çok hızla artan bilginin daha doğru ve hızlı kullanımına yönelik teknolojiler geliştirmeye devam ediyorlar. Geleceğin iş dünyası ve yaşam koşullarına yönelik ortaya konan Web 2.0 platformu, bilginin kurum sınırları dışında da en etkin ve güvenli paylaşımını sağlamaya odaklanarak bu gelişimi destekleyen teknoloji olarak gelecek 10 yıla damgasını vuracaktır. Mobil teknolojilerin ve uygulamaların gelişiminin de bu teknolojiyi destekler yapıda olması ile kullanıcılar yer ve zamandan bağımsız, uyumluluk gereklerine uygun olarak bilgiye erişim anlamında çok daha donanımlı hale geleceklerdir.

Bu alandaki diğer gelişim hedefleri ise ile birlikte çalışabilirlik prensiplerinin ve standartlarının oluşturulması ve bu sistemlere insan düşünce ve beyin yapısına yaklaşan bilişsel özellikler kazandırılması ile en üst seviye fonksiyonaliteye eriştirmektir.

Süreç modelleme, analiz ve uyumluluk desteği

Kurumlardaki süreçlerin giderek karmaşıklaşması ve teknoloji kullanımının hızla artıyor olması ile süreçlere ilişkin yönetim araçlarına ve yöntemlerine ilişkin gereksinim de artmaktadır. Süreçleri içerdiği tüm boyutları ve özellikle teknoloji bileşenleri boyutu ile yapısal bir ortamda izlemek giderek önem kazanmaktadır.

Firmalar süreçlerini text veya grafik bazlı uygulamalarla dokümante etmeye ve modellemeye çalıştıklarında güncelleme, paylaşım ve analiz etme konusunda ciddi zorluklar ve olumsuzluklar yaşamaktadırlar. Bu durum kurumları farklı sistemlerin arayışına sürüklüyor ve teknoloji firmaları da bu gereksinimi adresleyecek şekilde modelleme araçlarını kurumların hizmetine sunmaktadırlar. Birer veritabanı uygulaması olan bu araçlar sağladıkları görsel palet zenginliği, kurumsal gösterim standartları, hızlı ve kolay güncelleme ortamı ve esnek analiz olanakları ile her ölçekte kurumun gereksinim duyduğu uygulamalar haline gelmiştir. Bunun yanı sıra ürünlerini daha stratejik konumlandıran teknoloji sağlayıcıları regülasyonlara uyum gereklerinin de giderek arttığı iş ortamında süreçlerin riskler ve kontrol noktaları ile birlikte izlenebildiği, çoklu uyum gereksinimlerinin ve denetim aktivitelerinin de yönetilebildiği ortamları da sunmak yönünde gelişimlerini sürdürmeye devam ediyorlar.

Kurumsal mimari çalışmalarına destek

Kurumsal mimari, bir şirketin bilgi teknolojisi altyapısı ile arasındaki köprü ve bağlılıklarla yakından ilgilidir. İlk çıkışı 1970'lere kadar dayanan bu kavram zaman içerinde uğradığı değişimlerle karmaşık kurumsal değişimi yönetmeye yardımcı bir disiplin haline gelmiştir.

Kurumsal mimari günümüzde bilgi yönetimi, büyük ölçekte değişim yada dönüşüm, bilgisayar bilimi, sistemleri ve karmaşıklığı, yapay zeka ve bilgi tabanlı sistemler, iş akışı ve iş süreci modelleme, insan bilgisayar arayüzü, psikoloji, kavrama, sosyoloji ve antropolojiyi de kapsayan geniş ve güçlü bir disiplindir.

Kurumsal mimarinin geleceği, öncelikle iş süreçlerinin karmaşıklığını belirtmedeki bütünsel ve tutarlı bir yaklaşıma dayalıdır. Bu durum sistem tasarımının ve mimarisinin projeden projeye değil, kurum seviyesinde işlemesini gerektirir. Eğer iş iletişimi ve bilgi/veri akışı alt sistemler arasında geliştirilir ve bilgi teknolojileri üzerindeki yatırım kararları ile kurum gereksinimleri örtüştürülürse, kurumsal mimari tüm kurumsal organizasyonlarda parlak bir geleceğe kavuşacaktır.

Mind2biz, tüm bu alanlarda uzun yıllara dayanan tecrübesi, temsil ettiği alanında lider sağlayıcı çözümleri, yetkin danışman ve destek kadrosu ile kurumlara uygun teknolojileri konumlandırarak bu alanlardaki yol haritalarının oluşturulması ve uygulanması konularında her türlü proje ve hizmeti sağlamaktadır.

Aralık 2009

2007 biterken İçerik Yönetiminde Neler Oluyor ?

Son yıllarda içerik yönetim pazarı ortalama %11 lik büyüme gösterdi. Bu büyümenin 2007 ve 2008 yıllarında %14 olması bekleniyor. Sadece lisans olarak dünya genelindeki pazar büyüklüklerine baktığımızda 2006 yılı USD 2.6 milyar olan büyüklüğün, 2007 de USD 3 milyara yaklaşması bekleniyor. Hizmetlerle birlikte bakıldığında ise toplam pazar büyülüğünün 2007 de USD 11 milyarı aşacağı, 2008 yılında USD 13 milyara yaklaşacağı tahmin ediliyor.

Türkiye olarak bakıldığında ise maalesef Türkiye'nin dünya bilişim pazarından aldığı pay olan %1'lik payına bakarak aynı şekilde orantılamak imkanımız olamıyor, çünkü halen kurumsal içerik yönetim konusu Türkiye'de faaliyet gösteren firmaların gündemine yeterli ölçüde girememiş durumda. Dünya genelinde baktığımızda Global 2000 firmalarından %60'a yakını artık kurumsal içerik yönetimi konusunda standart platformlar üzerinde işleyişini sürdürüyor.

Son dönemde gerçekleştirilen projelere baktığımızda ana iş alanı etrafında oluşan içeriğin işlenmesi ve yönetilmesi daha öncelikli olarak ele alınıyor. İçerik yönetim altyapılarına bu şekilde sahip kurumlarda bile destek süreçlere yönelik yaygınlaştırma çalışmaları henüz geride kalıyor. Türkiye'de yabancı yatırımların artırması ile daha standart bir işleyişe geçilmesi gereksinimi ve dayatması, gerek operasyonel gerekse destek süreçlerde içerik yönetim sistemlerinin kullanımını artıracaktır.

Finans sektörü pek çok teknolojik alanda olduğu gibi bu alanda da başı çekiyor. İçerik yönetim uygulamaları ve bunların operas-yonel sistemlerle entegrasyonu konusunda kurumlar belirli bir yol aldılar ve bu altyapıları geliştirmek yönünde planları hazır. Finans gerek yasal düzenlemeler nedeniyle ve gerekse müşterisi ile olan temas noktalarının çeşitliliği ve işlem hacminin büyüklüğü nedeniyle bu konumda. Finansı takip eden sektörler üretim ve hukuk. Her iki alan da çok içerik üreten ve bilginin firma değerine katkısının büyük olduğu sektörler. Bu nedenle de bu sektörlerde içeriğin güvenli, etkin ve erişilebilir halde yönetilmesi amacıyla çalışmalar giderek hızlanacak.

Sağlayıcılar tarafından bakıldığında son dönemde çok güçlü firma birleşmeleri ve satınalmalar yaşandı ve bunun bir süre daha devam edeceği tahmin ediliyor. Özellikle kurumsal içerik yönetimi yazılımlarının birer platform olmasına yönelik yaklaşımlarla içerik çevresindeki tüm bileşenleri iyileştirmeye ve tamamlamaya yönelik bu alımlar sonucunda söz konusu platformların kalite, perfor-mans ve fonksiyonalite olarak daha ileri seviyelere taşınması bekleniyor.

Öte yandan da mobil olarak veya internet ortamındaki sosyal networkler üzerinde hızla yayılan bilgi ve içeriğin de kurumların menfaatleri doğrultusunda ve bilgi güvenliğini gözeterek yönetilebilir olması yönünde çalışmaların da bu platformlar içerisinde ele alınması gerekiyor. Bir diğer ön plana çıkacak konu görüntü işleme ve bilgi yakalama konuları. İçerik ve içeriğin hareketi çok hızlı artıyor olunca manuel işleyişi ortadan kaldıracak ve süreç performanslarını artıracak çözümlerle birlikte çalışma gereksinimi de o oranda artacak.

Zaten bu alt segmentin özellikle batıda gelişimine baktığımızda görüntü işleme alanındaki büyümenin %30 lara yaklaştığını görüyoruz. Diğer bir gelişme gösterecek konu ise e-postaların yönetimine yönelik araçlar ve kayıt yönetimi konuları olacak. E-posta sayılarında ve kullanımının katlanarak artması bu bilgilerin kontrollü bir şekilde yönetilebilir olması ihtiyacını getiriyor. Kayıt yönetimi konusu ise dünyada uyumluluk gereksinimleri nedeniyle birsüredir uygulanmakla birlikte, Türkiye'nin de önündeki yol haritaları gereği birkaç yıl içerisinde elektronik imza kullanımı ile birlikte hızla gündeme gelmesi beklenmektedir. E-imza ve buna bağlı yasal düzenlemelerin içerik yönetim sistemleri pazarını olumlu anlamda etkilemesi kaçınılmazdır. 2000'li yılların başında ülkemizde doküman yönetim sistemleri henüz kurumlarda kullanılmaya başladığında, önümüzde hep bu soru oluyordu. Yasal olarak e-imza ile birlikte ne tür atılımlar yapılabileceği konuşuluyordu. Günümüzde gelinen bu noktada artık e-imza konusunda neler yapılacağı giderek netleşmekte ve bu doğrultuda uygulamalar devreye alınmaktadır.

BTHaber Dergisi Kasım 2007 Doküman Yönetimi Dosyası’na ait bildirinin tam metni