Kurumsal içerik yönetimi (ECM) tek bir araç değildir. Bir araçlar bütünüdür. İçerikle ilgili tüm bileşenleri içinde barındırır. Bunlar doküman yönetimi, Web içerik yönetimi, dijital varlık yönetimi, iş akışı, kayıt yönetimi, tarama gibi bileşenlerdir. Bu bileşenlerin yanısıra diğer yapısal kurumsal uygulamalar ile entegrasyon ayrı bir önem teşkil etmektedir.
Tarama işlemi ile kağıt ortamdaki doküman ve formlar elektronik versiyonlarına çevrilir. Optik karakter tanıma teknolojileri ile bir resim olan doküman metin veya XML şeklinde tanınabilir hale dönüştürülür. Böylelikle bu doküman artık arama araçları tarafında tanınabilir ve sonuç listelerinde yer alabilir. Yani, artık içerik araması için uyumludur ve doküman içeriği tekrar kullanılabilir nitelik kazanır.
Kağıt dokümanların taranması, faksların okunması ile başlayan veri toplama süreci, görüntünün temizlenmesi, dokümanın algılanması, verinin tanınması ve formun işlenmesi süreciyle devam eder. Bütün bu işlemlerin ardından veri ERP, iş akışları, operasyonel uygulamalar, Portal, Doküman yönetimi gibi gereken ortamlara aktarılır.
Doküman yönetim sistemi temelde elektronik dokümanların saklandığı, paylaşıldığı ve süreçler bazında doküman kimlik ve değişimlerinin izlendiği merkezi bir depolama birimidir. Dokümanların değişik halleri versiyon yönetim mekanizması ile kontrol edilebilir. Sistem içerisinde dokümanlara hızlı erişimi sağlayan gömülü arama araçları yer alır. Böylelikle işbirliğini destekleyici güçlü bir altyapı ortaya konur ve dokümanlar yaşam çevrimleri içerisinde yönetilir.
İşakışı ve işbirliği teknolojisinde süreçlerde doküman akışları, dokümanları gözden geçirme, onay, uyarı ve yorumları izlemek mümkün olabilmektedir.
Web içerik yönetimi Web'de yayınlanacak içeriğin yaratılmasını ve yayınlanmasını yönetir. Burada doküman veya dijital varlık yönetim araçlarının yanısıra, yayınlanacak içerikle ilgili onayların geçekleştirilmesi için iş akış sistemleri ile entegrasyonlar söz konusudur.
Kayıt veya belge yönetimi olarak adlandırdığımız “records management” araçları içeriğin kurum politikaları paralelelinde arşivlenmesi veya imhası ile ilgili uygulamaları yönetir. Kağıt dokümanların yanısıra, tüm elektronik doküman ve e-postalar da kayıt olarak ele alınmalıdır.
E-posta yönetim veya arşiv sistemleri, e-postaların ve mesajların “kurumsal içerik” bilincinde yönetimini hedefler. Kuruma gelen e-posta, iletişim sistemindeki yükü azaltmak ve e-postanın kurum içi veya dışı paylaşımı ve depolanması amacıyla arşive veya arşivle entegre doküman yönetim sistemine alınmalıdır.
Dijital varlık yönetim sistemleri, ses, fotoğraf, resim ve video türü dosyaların, içerik olarak kuruma mal edilecek şekilde yönetimi için tasarlanmıştır.
Kurumsal içerik yönetim alanında sağlanan tüm bu çözüm bileşenleri ile ERP, CRM gibi operasyonel hertürlü kurumsal uygulamanın entegrasyonunun sağlanması ile tüm teknolojik altyapı yatırımlarından sağlanan faydanın en üst seviyeye çıkartılması sağlanır. Örneğin, bir form üzerinden okunarak bir operatör tarafından uygulamaya girişi yapılan verilerin, veri işleme çözümleri ile işlenerek bu uygulamalara aktarımı veya içerik yönetim sisteminde yer alan fatura imajının muhasebe kayıtları ile ilişkilendirilmesi ile kayıt üzerinde çalışan kullanıcının yerinden kalkmadan gereksinim duyduğu tüm bilgiye erişiminin sağlanması gibi pek çok gereksinim dahilinde bu tip çalışmalar gerçekleştirme ihtiyacı, kurumsal uygulamalar kullanan ve içerik yönetimi çözümlerini kurumsal platform olarak uygulayan firmaların bir sonraki aşama gereksinimi olacaktır.
Böylelikle veri giriş otomasyonu, kullanıcıya sunulan tek arayüz ve bilgiye hızlı erişim gibi verimliliğe yönelik getiriler elde edilecektir. Güvenlik ve yetkilendirme ve süreç verilerine doğru ve zamanında erişim gibi risk ve uyumluluk yönetimine yönelik faydalar sağlanacaktır. Müşteri ve çalışan memnuniyeti en önemli kazançlardan birisi olacaktır. Karar verme sürecinde gerekli bilgiye erişim, ölçülebilir süreçler ve iyileştirme olanakları ve değişimlere kolay adaptasyon gibi rekabete yönelik iyileştirmeler de yine bu tip uygulamaların temel getirileri arasındadır.
Ekim 2008
