E-postaların dünya çapında en önemli metin bazlı iletişim şekli olduğunu tartışılmaz bir gerçektir. Satınalma siparişleri, teklifler ve satış işlemlerini de kapsayan kişisel ve iş bilgisinin iletilmesinde en kolay ve hızlı yöntem e-posta göndermektir. E-postalar, sistem uygulamalarında ve veritabanlarında bulunmayan yani yapısal olmayan bilgilere ait olan içeriğin bir parçasıdır. Kurumlarda, e-postalar genellikle yapısal olmayan bilginin %70 ini temsil eder.
E-postaların dünya çapında en önemli metin bazlı iletişim şekli olduğunu tartışılmaz bir gerçektir. Satınalma siparişleri, teklifler ve satış işlemlerini de kapsayan kişisel ve iş bilgisinin iletilmesinde en kolay ve hızlı yöntem e-posta göndermektir. E-postalar, sistem uygulamalarında ve veritabanlarında bulunmayan yani yapısal olmayan bilgilere ait olan içeriğin bir parçasıdır. Kurumlarda, e-postalar genellikle yapısal olmayan bilginin %70 ini temsil eder. Birçok çalışan için e-postalar, yarattıkları ve kullandıkları iş bilgisinin en büyük bölümünü temsil eder. İletişim ve güvenlik konularında çalışan bir analist firma tarafından yapılan değerlendirmeler sonucunda, kurumsal kullanıcıların 2007 yılında günde yaklaşık 18 MB e-posta aldıkları belirlenmiştir.Bu miktarın 2011 yılında günlük 28 MB’a ulasacagi tahmin edilmektedir. Ayrıca kullanıcıların günlük yaklaşık 133 mesaj gönderip, aldıklarını tespit edilmiştir.
Yapılan araştırmalara göre etkili bir e-posta yönetim politikasına sahip olmayan şirketlerin önemli bilgiler içeren mesajların ciddi bir yüzdesini attığı veya gözden kaçırdığı tespit edilmiştir. Bu tür kurumlarda e-postaların saklanmış dahi olsa kurum tarafından erişilebilir olmadığı görülmüştür. E-postaların gerçek değerini anlayan şirketlerde, e-postaların yasal dokümanlar olarak değerlendirilmesi noktasına gelinmiştir.
Önemli konulardan birisi de önemli bilgi içeren e-postalarla birlikte kişisel ve işle ilgili olmayan bilgileri içeren e-postaları da yönetiyor olmaktır. Şirketlerin birçoğu, kişisel yada kişisel olmayan e-postalara izin verir, fakat bu şirketler için, bu iki kategorideki e-postaları ayıracak net politikalar olmalıdır.
Etkili e-posta yönetim politikası, bir günde ulaşılabilecek bir politika değildir. Bu, büyük oranda çaba, planlama ve eğitim gerektiren bir konudur. Nasıl insan kaynakları ve finans için merkezi politikalar varsa, bütün bilgilerin yönetilmesini sağlayan kurumsal politikalar da olmalıdır. Bu politika ayrıca, bir çalışan şirketten ayrıldığında bir e-postanın nasıl ele alındığı konusunu da içermelidir. Politikanın önemli unsurlarından birisi, bütün bilginin kuruma ait olduğunun farkında olmaktır.
E-postanın her bileşeninin bir değeri vardır, FAKAT bütün e-postalar aynı değere sahip değildir. E-postalar kendi içeriklerine göre yönetilmelidir. Önemli bilgi içeren e-postalar tespit edilmeli ve korunmalıdır . Politikalar ve yönlendirmeler şirkete faydası olmayan e-postaların silinmesini sağlamalıdır. E-postalar bazen sadece eklentide bulunan önemli bilginin iletilmesi amacıyla kullanılır. Bu da eklentinin de bir kayıt olarak yönetilmesi gerekliliğini ortaya çıkarır. E-postayla ilgili olan meta verinin gönderen, alıcı, tarih, zaman vs. gibi özelliklerinin de tanımlanması gerekir.
Yapısal olmayan verinin yönetilmesinin yani kurumsal içerik yönetimi (ECM) olarak adlandırılan çabanın en önemli faydası, e-postalar içinde yer alan önemli verileri de kapsayan bilginin kurum genelinde paylaşılabilmesi yeteneğini sağlamasıdır. Bu gün büyük miktarda bilgi doğrudan dijital ortamda yaratılmaktadır ve elektronik olarak yönetilmesi gerekir. Bilgi paylaşımı kontrollü bir terminolojinin kurulmasıyla daha iyi sağlanabilir. Böylece bilgi nasıl yönetilir ve bilgiye nasıl ulaşılır gibi konularda bütün çalışanlarda ortak bir anlayışı oluşur.
Politikalar, eşit olarak takip edilmeli ve uygulanmalıdır. Kayıt yönetiminde programın yada bir politikanın olmaması kadar olumsuz olan, programın olması fakat takip edilmemesi yada düzensiz takip edilmesidir. E-posta kurum-çapında bir araçtır ve kurum çapında yönetilmelidir.
Sonuç olarak, e-postaya uygulanan temel bilgi yönetim prensipleri, diğer iş bilgilerine uygulanan gibi olmalıdır.
Ocak 2009
