Mind2Biz ContentControl
Doküman odaklı ve belirli tarih kısıtları içeren süreçlerde, doküman yönetim sistemi içerisinde yaratılan içerik kontrollü klasörler kullanılabilir. Bu uygulama, içine belirlenen kişilerin, belirlenen tipte dokümanları (opsiyonel olarak) seçilen bir tarihe kadar yaratmaları gerektiği durumlarda kullanılan bir OpenText Document Management, eDOCS Edition eklentisidir. Sunucu tarafında çalışan kısım yardımı ile de belirtilen tarihlere yaklaşıldığında veya geçildiğinde ilgili kişilere hatırlatma e-postaları gönderilir.
İçerik kontrollü bir klasöre bir veya daha fazla beklenen doküman tipi atanabilir ve bu doküman tiplerini eDOCS DM kullanıcıları ile ilişkilendirilir. Ayrıca, ilişkilendirilen sorumlu kişinin dokümanı hazırlayarak sisteme yerleştirmesi gereken en son tarih bilgisi tanımlanır.
Bu türde klasörleri kimlerin yaratabileceği eDOCS DM kullanıcı grupları kullanılarak belirlenebilir. Bu tür bir klasöre 3 şekilde doküman eklenebilir.
- Dosya sisteminden seçerek
- Var olan bir eDOCS DM dokümanını seçerek
- Belirlenen eDOCS DM Template dokümanlarından birini kullanarak
Bir doküman, içerik kontrollü bir klasöre konduktan sonra dokümanın yeni versiyonunun gereksinimi de tanımlanabilir. Gerektiği durumlarda, yaratılmış bir içerik kontrollü klasör tanımında düzenlemeler yapabilir (beklenen doküman tipi ekleme/çıkarma, kullanıcı değiştirme, deadline değiştirme, vs.). Ayrıca, eDOCS DM'de bulunan bir doküman, içerik kontrollü bir klasöre eklenecek bir şablon olarak işaretlenebilir veya içerik kontrollü klasör şablonları tanımlanarak yeni bir klasör yaratılırken bu tanımlardan yararlanılabilir.
Kullanım kolaylığı amacıyla kullanıcılara ulaştırılan hatırlatma e-postası ile ek olarak gelen köprüye üzerinden doğrudan doküman ekleme ekranına erişilebilir veya dosya menüsü üzerinden doğrudan içerik kontrollü klasör yaratılabilir.
Entegre olduğu sistemler
Uygulama, OpenText Document Management System, eDOCS Edition ile entegre çalışmaktadır.
