Kurumsal İçerik Yönetimi Kurum Kültürü Haline Gelmeli

Kurum kültürü haline gelmeli

Günümüzde teknoloji bir çok iş/süreç probleminin çözümü olarak görülüyor. Ancak insan faktörünün ve iş/süreçlerin göz önünde tutulmadığı sadece teknolojik yatırımlardan oluşan yeni çalışma yöntemlerinin başarı yerine başarısızlık getirdiğini görüyoruz. Benzer şekilde konulara sadece süreç ve insan faktörü açısından bakılması, olası teknolojilerin göz ardı edilmesi de çözümsüzlüklere yol açıyor. Çözüm “İnsan, Süreç ve Teknolojinin” bir arada ele alınması ile gelecek başarıya odaklanmak olmalı.

İçerik yönetiminin geleneksel rolü bir kurum içinde bilginin ham veya katma değerli hali ile paylaşımını ve yayılımını sağlayan süreçler, sistemler tasarlamak, geliştirmek ve kurum kültürüne yerleştirmektir. Temelinde kurumun daha etkin ve verimli çalışması yatar. Amaç bilgi, deneyim, uzmanlık ve dokümanların kurum içinde paylaşımı ve yayılımı vasıtasıyla önceki üretimlerden yararlanılmasını sağlamaktır.

İçeriğin hem hacim olarak artması, çeşitliliği ve gittikçe artan karmaşıklığı, içeriği, büyük şirketlerin yanısıra küçük ve orta boy şirketler için önemli bir stratejik araç haline getirdi. Böylelikle, yeni ürün fikirleri, müşteri iletişiminin güçlendirilmesi, uyumluluk risklerinin azaltılıp yönetilebilir hale getirilmesi, verimliliğin artışı ve en önemlisi yeni iş olanaklarının ortaya çıkarılması gibi stratejik konuların temel faktörü haline geldi.

Süreçler devinim halinde

İçerik yönetimi, başlangıçta doküman tabanlı işlemler için temel bir çözüm olarak görülüyordu. Aynı zamanda büyük kurumların çok sayıda dokümanlarının hem finansal hem de insan kaynakları açısından saklanması, entelektüel varlıkların kütüphanesi olarak işlevi vardı. Günümüzde bu gereksinim sadece büyük şirketlerin değil aynı zamanda küçük ve orta boy şirketlerinde benzer gereksinimleri için vazgeçilmez hale geldi. Tabii buna olanak sağlayan genişleyen ve dolayısıyla ucuzlayan dijital iletişim olanakları oldu.

Yapısal olmayan içerik – eposta, fotoğraf, video, sosyal medya ve diğer formlar – hızla artıyor. Bu büyüklüğün toplam veri içinde yüzde 90’lara vardığı tahmin ediliyor. Örneğin, en çok kullanılan epostayı ele alırsak, 2013 yılında günde 100 milyon epostanın gidip geldiğini ve bu sayının 2017 lerde 132 milyona ulaşacağının tahmin edildiği göz önünde bulundurmak gerekir.

Burada önemli olan, gerekli içeriğin ayırt edilmesi ve yönetilmesidir. Artık içerik, sadece kurumun bir varlığı değil, aynı zamanda yeni iş alanları, iş olanakları sağlayan temel bir stratejik olgu olmaya başladı. Kurumlar, eldeki içeriği çeşitli analitik teknolojilerle incelemeye, analiz edip bir takım sonuçlar çıkarmaya başladıkça, pazardaki yeni beklentileri anlamaya ve böylece müşteri gereksinimlerini doğrudan hedeflemeye başlayacaklar.

İçerik yönetim teknolojilerinin sağlaması gereken minimum özellikler

Bilgi işçisinin verimliliği artmalı İnsan faktörünü göz ardı etmeyen, herkesin kolaylıkla kullanabileceği ve hatta kullandıkça geliştirebileceği, kişiselleştirebileceği ortamı sağlamalı
Sistem yönetim yükleri hafiflemeli Kullanıcı ile iş bitmiyor, sistemi yönetenlerin de aynı şekilde etkin ve verimli çalışma olanaklarına sahip olması, kesinlikle zaman kaybına yol açabilecek yönetim desteğine yol açmaması gerekir
Denetim ve güvenlik altyapıları güçlenmeli Hem kolay paylaşıma olanak sağlamalı, hem de aynı zamanda kurum genelinde ve uyumluluk süreçlerinde gerekli olan güvenlik mekanizmalarının kolaylıkla oluşturulabilmesine olanak vermeli
Altyapı gerektiğinde ölçeklenebilir olmalı Erişilen içerik kütüphanelerinin kontrol altında tutulabilmesi, gerekli zamanda ve gerektiği yerde ulaşılabilmesini sağlayacak ve kurumlara göre ölçeklenebilecek altyapıları desteklemeli
Arama ve erişim olanakları zenginleşmeli Meta veri dışında güçlü içerik arama motorlarına sahip olmalı
Farklı kullanıcılar için farklı görünümler sunulmalı Mobil ortamların kurumlarda vazgeçilmez ortamlar haline geldiğini göz önünde bulundurarak gerekli mobil altyapıları desteklemeli
Tam ve tümleşik bir içerik yönetimi çözümü olmalı Bunun yanı sıra hem kullanıma yönelik yaratıcı çözümlere yer verebilmeli, hem de modern altyapılara yönelik ortamlar sunarak toplam sahip olma maliyetini ve yönetim unsurlarını desteklemelidir.

BTHaber Dergisi Ağustos 2015 Kurumsal İçerik Yönetimi Dosyası’na ait bildirinin tam metni


Doküman metaverisi çeşitli şekillerde oluşur. En yaygın kullanılan Microsoft Office dokümanlarında bulunan metaveri türleri ve bu bunların kurumlar için oluşturabileceği riskler şöyledir :

Değişiklik Takibi ve Doküman İncelemeleri

Microsoft Word, Microsoft Excel ve Microsoft PowerPoint dokümanlarda Track Changes(Değişiklik Takibi)özelliği, bir dokümana inceleme esnasında eklenen, silinen, veya yeri değiştirilen bilgilerin değişikliklerinin takibini yapmaya yarar. Bir doküman üzerinde Track Changes kullanılarak değişiklik yapıldığında, dokümanın yeni versiyonu uygulama tarafından saklanır. Düzenleme tarihi, dokümana yapılan değişiklik kabul veya reddedildikten sonra bile varlığını korur.

Riskler: Track Changes, dokümanlarda yapılan değişikliklerin tarihini gösterir. Eğer Track Changes aktif halde bırakılır fakat ekrandaki belirteç kapatılırsa her yapılan değişiklik halen varlığını koruyacaktır. Track Changes görünür olmasa bile doküman ile birlikte hareket eder ve bazı durumlarda müşteriler veya görmesini istemediğiniz kişiler tarafından görüntülenerek istenmeyen sonuçlara yol açabilir.

Yorumlar

Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint dokümanlarda yer alan yorumlar, online incelemeyi kolaylaştırmak için dokümana eklenen notlar ve önerilerdir.

Riskler: Gizli metinler gibi yorumlar da istenerek silinmediği sürece, gizli bilgileri harici kullanıcılara görüntüleyebilir. Çünkü metaveriler doküman ile birlikte hareket etmektedir. Microsoft Excel ve Microsoft PowerPoint dokümanlar özellikle bu riskleri taşımaktadır. Çünkü bu uygulamalarda kullanıcıları gömülü yorumlara karşı uyaracak bir dahili mekanizma bulunmamaktadır.

Doküman Özellikleri

Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint dokümanlarda doküman özellikleri o dokümanı tanımlamaya yardımcı olan ve başlık, konu, yazar, yönetici, şirket, kategori, anahtar kelimeler, yorumlar ve linkleri kapsayan detaylardır. Doküman özellikleri, şirketlere dosyaları düzenlemelerine yardımcı olacak bilgileri görüntüler, böylece dosyalar daha sonraki bir tarihte kolayca bulunabilir.

Riskler: Yazarların ve şirketin ismi bir kurum hakkında hassas bilgileri görüntüleyebilir. Şirket dışına gönderdiğiniz bir dokümanda özellikler arasında kayıtlı olan yazar ve şirket adı sizinkinden farklı olabilir. Ek olarak eğer dokümanlar yeni doküman şablonu olarak tasarlanmış veya kullanılmış ise önceki kullanıcıya özel olan bilgiler (fiyat, şartlar veya müşterinin adı gibi..) de yeni doküman içinde gizli bilgi olarak saklanmış olabilir.

Doküman İstatistikleri ve Dosya Tarihleri

Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint dokümanlarda doküman istatistikleri dokümanın oluşturulma, düzenlenme, erişilme ve baskı alınma zamanlarını içerir. Ek olarak doküman istatistikleri son saklama işlemi yapan kişinin adını, düzenleme sayısını ve toplam düzenleme süresini gösterir. Diğer istatistikler, sayfalar, paragraflar, satırlar, kelimeler ve harflerin sayısını içerebilir.

Riskler: Doküman istatistikleri can sıkıcı durumlara yol açabilir. Örneğin, ‘son saklayan kişi’ metaverisi, dokümanı son olarak düzenleyen kişiyi gösterir. Önceki dokümanları farklı bir kullanım için yeniden tasarlamak, diğer kişiler veya kurumlarla paylaşmak istemediğiniz doküman tarihçesini ortaya çıkarabilir.

Doküman İnceleyeciler

Doküman inceleyenler, değişiklikleri ekleyen veya kabul eden kullanıcıların listesidir. İnceleyenlerin isimleri kaldırılıp Track Changes kaldırılmadığında düzenlemeler doküman ile birlikte kalacaktır. Track Changes ile birlikte doküman inceleyicilerin isimlerinin de kaldırılması tavsiye edilir.

Riskler: Doküman inceleyenlere yönelik metaveri riskleri dokümanın son olarak kim tarafından incelendiği ve kimlerin değişiklik önerdiğiyle ilgilidir.

Özelleştirilmiş Durumlar

Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint dokümanlardaki özelleştirme manuel olarak veya çeşitli programlar ile bir dokümana eklenen herhangi bir özellik alanını içerir. Özelleştirmenin en yaygın türleri belirli bir veriyi tanımlamak için kullanılan Doküman ID, departman ve durum’dur.

Riskler: Özelleştirilmiş bilgiler, bir şirkete özeldir ve tescilli bilgi veya rekabetçi iş uygulamalarını temsil edebilir. Dokümanın dahili inceleme tarihçesine erişilmesi kolay olduğu için potansiyel risk taşır.

Gizli Metin

Gizli metinler, gizli olarak biçimlendirilmiş metin bloklarıdır. Özel olarak Microsoft Word içinde görüntülenmek üzere seçilmezlerse gizli metinler, doküman içinde görüntülenmez. Riskler: Gizli metinler, bir dokümana ait özel notlar içeriyor olabilir. Gizli bilgiler temizlenmediğinde istenmeyen kişiler tarafından görüntülenme riskine sahiptir.

Üst Başlık ve Alt başlık (Header – Footer)

Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint dokümanlardaki üst ve alt başlıklar, dokümanın her sayfasının üst ve alt bölümünde yer alan bölümlerdir. Bu bölümlere metin veya grafik eklenebilir. Örneğin, sayfa numaraları, tarih, şirket logosu, dokümanın başlığı veya dosya adı veya yazarın ismi vb. Bunlar dokümanın her sayfasında üst veya alt bölümde yer alabilir.

Riskler: Genelde alt ve üst başlıklar, dosya adı, dokümanın düzenlendiği tarih ve zaman veya dosyanın düzenlenmesini kolaylaştıracak başka bir bilgiyi içerebilir. Ne yazık ki, alt ve üst başlıkta yer alan bilgiler, doküman paylaşılırken genellikle gözden kaçar. Bu bilgilerin kaldırılmaması, gizli bilginin ortaya çıkmasına neden olabilir.

Dipnotlar

Sadece Microsoft Word dokümanlarda bulunan dipnotlar, doküman içine metaveri olarak eklenir.

Riskler: Dipnotlar, dokümanın kurum içinde nasıl kullanıldığını gösteren özel dahili açıklamaları ortaya çıkarabilir.

Beyaz Yazı

Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint dokümanlardaki beyaz yazı, beyaz arkaplan üzerinde beyaz renk ile düzenlenen yazılardır. Beyaz yazılar doküman görüntülendiğinde veya basıldığında görünmezdir ve doküman içinde bilgiyi gizlemek için kullanılır. Beyaz yazı ile metin saklama yöntemi genellikle redaksiyon olarak adlandırılır.

Riskler: Beyaz yazılar genellikle dokümanlar Internet ortamına gönderildiğinde kullanılır, böylece içerik arama motorları tarafından daha bulunar hale gelecektir. Ancak beyaz yazılar harici kullanıcılar tarafından görüntülenebilir. Beyaz yazının içeriğine bağlı olarak bilgi çok zarar verici olabilir.

Küçük Yazılar

Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint dokümanlar içindeki 5 puntodan küçük yazılardır. Yazılar o kadar küçüktür ki, görüntülerken veya baskı alındığında görünmez ve doküman içinde bilgi gizlemek için kullanılabilir.

Riskler: Beyaz yazılar gibi küçük yazılar da genellikle doküman içine bilgi gizlemek için kullanılır. Bu sayede arama motorları tarafından daha bulunur hale gelecektir. Ancak küçük yazılar da dışarıya gönderilmemesi gereken hassas bilgi içerebilmektedir.

Önceki Versiyonlar

Sadece Microsoft Word dokümanlardaki önceki versiyonlar özelliği, o dokümanın yaşamı boyunca kaç kere versiyonlandığını gösterir. Bu özellik, Microsoft Word uygulamasına bir dokümanın önceki versiyonlarını elektronik dosyanın bir parçası olarak saklama imkanı verir.

Riskler: Önceki versiyonlarla ilgili risk, alıcıların daha önceden saklanmış versiyonlara erişebilir olmasıdır. Bu metaveri bazı durumlarda faydalı olsa da aynı zamanda hassas bilgileri açığa çıkarabilir.

Hızlı Saklama (fast save)

Sadece Microsoft Word dokümanlardaki hızlı saklama (fast save) özelliği, sadece dokümanda yapılan değişiklikleri kaydeder, böylece değişiklik tarihçesine erişeilebilir. Fast save özelliğini kapatıp dokümanı saklamak değişiklikleri ortadan kaldıracak ve sadece dokümanın son versiyonunu saklayacaktır.

Riskler: Diğer metaveriler gibi hızlı saklama ile saklanan değişiklikler hassas bilgilerin kurum dışına gönderilmesine yol açabilir. Silinen bir yazı, elektronik dosya içinde halen varlığını koruyor olabilir.

Gizli Slide’lar

Sadece Microsoft PowerPoint dokümanlarda geçerli olan gizli slide’lar gizlendikleri için bir slide show esnasında görüntülenmezler.

Riskler: Bir Microsoft PowerPoint sunumu, yedek olarak kullanılan veya sadece dahili kullanım için olan slide’lar içerebilir. Bu slide’ların kaza sonucu görüntülenmesini önlemek için en iyi yol sunumun dışarıya gönderiminden önce gizli slide’ların çıkarılmasıdır.

Bağlantı Linkleri

Microsoft Word ve Microsoft Excel dokümanlar diğer dokümanlara veya Web sayfalarına bağlantı linki içeriyor olabilir. Bunlar genelde mavi ve altı çizgili metinler olarak görüntülenir. Bağlantı linkleri Microsoft Excel dosyalarında şu şekillerde görülebilir: başka bir Microsoft Excel dokümanındaki bir hücreye bağlantı, başka bir Microsoft Excel dokümanındaki bir referansa yönelik bağlantı, başka bir dokümana bağlantı, başka bir dokümanı ikon olarak ekleyen bir OLE bağlantısı ve başka bir dokümanı yazı olarak ekleyen bir OLE bağlantısı.

Riskler: Bağlantı linkleri kurum içerisinde dahi erişilmesi istenmeyen dokümanlara kurum dışından dahi, sadece linklenen bölüme değil, tüm dokümana erişim sağlar.


Yaşadığımız dönem, bilgi teknolojileri (BT) açısından hem heyecanlı hem de kafa karıştırıcı. Kurumların hızla artan kurumsal içerikle baş etmeleri gerekiyor. Yaratılan, saklanan ve erişilen bilgi arttıkça, kurumlar söz konusu içeriği kazanca dönüştürebilmek için yeni yollar arıyor. Ancak daha fazla içerik üretildikçe ve daha önemlisi daha fazla özgün içerik ortaya çıktıkça, kurumlar kendilerine ait içeriğin (varlığın) ne kadar düzensiz ve dengesiz olduğunu kavrayarak paniğe kapılmakta veya donup kalmaktadır.

Kurumsal içerik yönetiminin (ECM) sadece arşiv odaları ile tanımlandığı dönemler geride kaldı. Günümüzde iş dünyası içeriği, daha fazla hareket kabiliyeti kazanmak, üretken olmak ve maliyeti kontrol altında tutmak için kullanmaya çalışıyor. Çalışanlar ise, gereksinimleri olan içeriğe kendi yollarından ilerleyememek veya içeriği anlamlı, kullanışlı ve ahenkli bir şekilde kullanamamaktan doğan sıkıntılarla kendilerini kaybolmuş hissediyorlar. İşte tam da bu noktada ECM devreye giriyor. ECM uygulamaları, kurumların içeriği doğrudan işin yararına kullanma taleplerine karşılık olarak hızla yaygınlaşıyor.

ECM uzun yıllardır varlığını sürdüren bir kavram veya çözüm seti. Kurumlarda uygulama envanterine bakıldığında dağınık olarak içerikle ilgili birçok uygulamanın varlığı ortaya çıkacaktır. Ancak bu uygulamaların birbirleri ile entegrasyonu hatta birbirlerinden haberi bile olmayabilir. Bu durumda kurumda gereksiz olarak içerik yönetim karmaşası yaratılır, hedeflenenin aksine kaynakların verimsiz olarak kullanılmasına yol açar ve gereksiz bir maliyet unsuru olarak algılanır. ECM platformları artık kurumundaki tüm içeriği hedefleyen bir altyapı olarak sunulmaya başlanmıştır. Bu şekilde hem bahsedilen dağıtık uygulama fonksiyonlarını bir araya getirmek, hem de dağınık olarak erişilen içeriği tek bir altyapı ile kontrol altında tutmak hedeflenmiştir. Bunun en güzel örneği kurumsal kaynak planlama (ERP) uygulamaları ile gelinen noktadır. ECM de ERP benzeri bir gelişimle kurumlara hizmet vermeyi amaçlamaktadır.

ECM, bilgi yönetimi, dolayısı ile kuruma değer katan içeriğin tanınmasına ve korunmasına olanak sağlar, kurumun temel hedeflerine rehberlik eder, geleceğe ve olası farklı senaryolara bilgi desteği verir, bilginin erişilebilirliğini ve açık/anlaşılır olmasını sağlar.

Değişim anlık bir konu değildir. ECM yaklaşımı ile kazanılması beklenenler bir anda gerçekleşemez. Kurumlar, ECM üzerine yaptıkları yatırımlarda çok hızlı gelişmeler bekler, hedeflenen kazanımların hemen gerçekleşmesini ister ve kısa zamanda bir gelişim görülmediği takdirde projelerini veya daha da ileri giderek ECM yaklaşımını başarısız olarak değerlendirebilirler. Her kurum için geçerli olmasa da konuya sadece teknoloji olarak yaklaşan kurumlarda genellikle karşılaşılan sonuç bu şekilde olur.

Oysa ECM yaklaşımı bir süreç olarak ele alındığında gerçek kazanımlara doğru sağlam adımlarla ilerlemek mümkün olacaktır. Bahsedilen süreçte gerçekleşen her adımın ECM yaklaşımı/hedefleri açısından değerlendirilmesi esastır. Bu değerlendirme iş hedefleri ile dengeli olmalı ve beklenen gelişim olabildiğince ölçülebilir yapıda olmalıdır. Nihai hedef iyi yönetilen bir organizasyondur. Söz konusu değerlendirme kurumun bilgi sistemleri stratejilerini belirlemesine yardımcı olacaktır. Sürecin her adımı belirli kazanımları gösterebilmelidir. Kazanımların boyutu ise yatırımın geri dönüşünü belirleyecektir.

BTHaber Dergisi Ekim 2012 Doküman Yönetimi Dosyası’na ait bildirinin tam metni


Bir kurumun içeriğinin önemli bir rekabet unsuru olduğu dünya çapında kabul edilmiş bir anlayıştır. İçerik, oluşturulur ve epostalar, rapor kayıtları, imajlar, fotoğraflar, ses ve video dosyaları, Web sayfaları ve blogları da kapsayan çok geniş kapsamlı kaynaklara dayanır. İçerik ayrıca bireyler tarafından desktoplarında oluşturulan hesap tabloları, dokümanlar ve sunumları da kapsar. Birçok kurum için kurumsal uygulamalar ile oluşturulan bilançolar, faturalar, kontroller, hesaplar ve yüksek hacimli raporlar da önemli içeriğe sahiptir. Bu içeriğin yönetilmemesinden doğacak risk, muhtemelen yüksek olacaktır. Düşünün: Kurumunuza ait bütün içerik nerede tutuluyor, kim yönetiyor, kimin sahipliğinde, kimler erişebiliyor ve dokümanın hangi versiyonu doğru?

İçerik bütünleştirme mücadelesi

Yönetişim, risk ve uyum (GRC), sadece bir bilgi teknoloji problemi değildir. Yönetişim riskleri öngörebilmek ve onları önleyip yönetebilecek şekilde süreçleri organize edebilmektir. Risk yönetimi, kurumsal ve düzenleyici tehditleri değerlendirme ve açıkları hafifletmek için kontrol altına alarak kurumsal içerik ve kayıpların azaltılması kavramıdır. Uyum, iş süreçlerini takip etme ve yönetişim kurallarını, dahili politikalar, endüstri yaptırımları yada yasal düzenlemelere bağlı olarak ihtiyaçlar doğrultusunda kontrol etmeyle ilgilidir. Bu üç kavram, (yönetişim, risk ve uyum) hep birlikte varolur ve birlikte çalışırlar.

Düzenleyici ve yasal uyum için hızla artan ihtiyacın maliyetini azaltma amacıyla kurumsal içerik yönetimi (ECM) düzenlemesi değişmekte, bir çok şirket bütün içeriği, epostaları ve geleneksel kurum kayıt ve raporları için entegre çözümler aramaktadır. Bütün içeriği tek bir sistemde bütünleştirmek, ihtiyaç duyduğu bilgiye erişebilen kullanıcılara erişim kolaylığı sağlayarak BT altyapısı maliyetlerini ciddi oranda azaltır. Fakat içeriği yasal içerik yönetimi sisteminden dönüştürmek zaman kaybı olabilir yada pratik olmayabilir. Alternatif, içeriğin çoklu, ayrı depolayıclardan birleştirilmiş görünümünü sağlayan açık mimari tabanlı standart Web hizmetleri sunan ve uygulamalarda doğruluğu ve tutarlılığı garantileyen bir çözümdür.

Sonuçtaki kazanımlar çarpıcı olacaktır: azalan BT altyapısı entegrasyon ve korunma maliyetleri, geliştirilen müşteri hizmeti, hızlandırılmış karar alma, yönetişim kuralları ve iş süreci kontrolleri ile kurumsal riskin azaltılması.

Kurtuluş için içerik bütünleştirme

İçeriği bütünleştirmenin iki farklı yöntemi vardır. Birinci yöntem, tek, bütünleşik içerik depolayıcısını kullanır. İkinci yöntem, içeriğin birleşik ve sağlam görünümünü çoklu ayrışık depolayıcılardan sağlar. En iyi yöntem, hali hazırda kullanılmakta olan depolayıcıların sayısına, çözüm yerleştirmede hızın önemine ve dönüşümleri üstlenme isteğine bağlı olarak değişim gösterir.

Bütünleşik depolayıcı ölçülebilir, güvenli ve aranabilir olmalı aynı zamanda daha önemlisi, çok çeşitli içerik türlerini süreçlendirebilmelidir. Bu içerik türleri:

  • Muhasebe ve faturalama sistemleri, envanter ve madde yönetimi uygulamaları ve daha fazlasını kapsayan kurumsal uygulamalar tarafından oluşturulan kritik görev (ve operasyonlar) dokümanları. Bunlar, text, XML, HTML, Postscript, PCL ve PDF gibi birçok formatta gelebilir.
  • Hem elektronik hem de fiziksel formdaki kurumsal kayıtlar, kelime işlem, hesap tablosu, eposta, sunum araçları, dahili, özel-uygulama programları gibi desktop yazılımlarını kullanarak oluşturulan kritik kurumsal dokümanlar
  • Fotoğraflar ve kurumsal süreçlerin yada iş akışı uygulamalarının bir parçası olarak yakalanmış imajlar yada taranmış dokümanların imajları
  • Dijital ses ve video gibi zengin medya
  • İş süreci yönetimi için gereken iş nesneleri

Çoklu depolayıcıların bütünleştirilmesi

Bu yöntem, kurum içinde herhangi bir yerde depolanan bütün içeriğe hızlı, kolay ve güvenli erişim sağlar. Yetkili kullanıcılara tek, tutarlı bir arayüz sağlar ve kritik iş uygulamalarına içeriğini sunar. Bir çözümü seçerken değer artıran ve maliyeti düşüren bir kaç önemli özelliğe dikkat edilmelidir. Bunlar:

    • Standart Web hizmetlerine bağlı açık mimari, uygulamalar arasında işbirliğini garantiler ve firewall dışındaki müşteriler, iş ortakları ve diğer uygulamalar için içeriği kurum gereksinimlerine paralel seviyede erişilebilir hale getirir.
    • Çeşitli içerik yönetim sistemlerine Out- of-the-box ulaşabilen sistemler, özel kodlama gereksinimini ortadan kaldırır. Bu sistemler, depolayıcıların nasıl yapılandığını anlar ve kullanıcının arama kriterlerini her biri için işletebilir.
    • Out-of-the-box sağlanamayan adaptörler veya yöntemler için yazılım geliştirme kitlerinden yararlanılır. Kullanımı kolay eşleştirme özellikleri, farklı depolayıcılar ve içerik kaynakları içerisinde indeksleri ve formatları çözümler. Bu, veri öğelerinin isimlerinin normalleştirilmesi için çok önemlidir.
    • Bütünleştirmede diğer önemli özellikler: içeriğin tarayıcı dostu formatlara otomatik dönüşümü, çoklu sunum seçenekleri, tek şifre ile bağlanma yetenekleri ile esnek güvenlik seçenekleri, veritabanları, işbirliği, arama ve eposta arşivleme uygulamaları, popüler kurumsal kaynak planlama (ERP)/ müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) sistemleri ile arayüzler.

İçeriğin denetlenmesi ve dengelenmesi

Yapısal yada yapısal olmayan kurumsal içeriğin bir görünümüne sahip olması önemlidir ve kurumsal uyum, riski azaltmak ve kayıpları önlemek için gereklidir. Bu denklemin bir tarafıdır. Öte yanda ise muhasebe kayıtları, satış rakamları, bilimsel bulgular ve envanter sayımları gibi içeriklerin doğruluğunu garantilemek gerekir. Bu imkan olmadan kararları destekleyen veriye %100 güvenmek ve gibi düzenlemelerle uyumu sağlamak mümkün olmayacaktır.

IT Network Dergisi Haziran 2011 Sayısı "Doküman Yönetimi Dosyası"'nda Mind2Biz tarafından yayınlanan bildirinin tam metni


Kurumsal içerik yönetimi (ECM) tek bir araç değildir. Bir araçlar bütünüdür. İçerikle ilgili tüm bileşenleri içinde barındırır. Bunlar doküman yönetimi, Web içerik yönetimi, dijital varlık yönetimi, iş akışı, kayıt yönetimi, tarama gibi bileşenlerdir. Bu bileşenlerin yanısıra diğer yapısal kurumsal uygulamalar ile entegrasyon ayrı bir önem teşkil etmektedir.

Tarama işlemi ile kağıt ortamdaki doküman ve formlar elektronik versiyonlarına çevrilir. Optik karakter tanıma teknolojileri ile bir resim olan doküman metin veya XML şeklinde tanınabilir hale dönüştürülür. Böylelikle bu doküman artık arama araçları tarafında tanınabilir ve sonuç listelerinde yer alabilir. Yani, artık içerik araması için uyumludur ve doküman içeriği tekrar kullanılabilir nitelik kazanır.

Kağıt dokümanların taranması, faksların okunması ile başlayan veri toplama süreci, görüntünün temizlenmesi, dokümanın algılanması, verinin tanınması ve formun işlenmesi süreciyle devam eder. Bütün bu işlemlerin ardından veri ERP, iş akışları, operasyonel uygulamalar, Portal, Doküman yönetimi gibi gereken ortamlara aktarılır.

Doküman yönetim sistemi temelde elektronik dokümanların saklandığı, paylaşıldığı ve süreçler bazında doküman kimlik ve değişimlerinin izlendiği merkezi bir depolama birimidir. Dokümanların değişik halleri versiyon yönetim mekanizması ile kontrol edilebilir. Sistem içerisinde dokümanlara hızlı erişimi sağlayan gömülü arama araçları yer alır. Böylelikle işbirliğini destekleyici güçlü bir altyapı ortaya konur ve dokümanlar yaşam çevrimleri içerisinde yönetilir.

İşakışı ve işbirliği teknolojisinde süreçlerde doküman akışları, dokümanları gözden geçirme, onay, uyarı ve yorumları izlemek mümkün olabilmektedir.

Web içerik yönetimi Web'de yayınlanacak içeriğin yaratılmasını ve yayınlanmasını yönetir. Burada doküman veya dijital varlık yönetim araçlarının yanısıra, yayınlanacak içerikle ilgili onayların geçekleştirilmesi için iş akış sistemleri ile entegrasyonlar söz konusudur.

Kayıt veya belge yönetimi olarak adlandırdığımız “records management” araçları içeriğin kurum politikaları paralelelinde arşivlenmesi veya imhası ile ilgili uygulamaları yönetir. Kağıt dokümanların yanısıra, tüm elektronik doküman ve e-postalar da kayıt olarak ele alınmalıdır.

E-posta yönetim veya arşiv sistemleri, e-postaların ve mesajların “kurumsal içerik” bilincinde yönetimini hedefler. Kuruma gelen e-posta, iletişim sistemindeki yükü azaltmak ve e-postanın kurum içi veya dışı paylaşımı ve depolanması amacıyla arşive veya arşivle entegre doküman yönetim sistemine alınmalıdır.

Dijital varlık yönetim sistemleri, ses, fotoğraf, resim ve video türü dosyaların, içerik olarak kuruma mal edilecek şekilde yönetimi için tasarlanmıştır.

Kurumsal içerik yönetim alanında sağlanan tüm bu çözüm bileşenleri ile ERP, CRM gibi operasyonel hertürlü kurumsal uygulamanın entegrasyonunun sağlanması ile tüm teknolojik altyapı yatırımlarından sağlanan faydanın en üst seviyeye çıkartılması sağlanır. Örneğin, bir form üzerinden okunarak bir operatör tarafından uygulamaya girişi yapılan verilerin, veri işleme çözümleri ile işlenerek bu uygulamalara aktarımı veya içerik yönetim sisteminde yer alan fatura imajının muhasebe kayıtları ile ilişkilendirilmesi ile kayıt üzerinde çalışan kullanıcının yerinden kalkmadan gereksinim duyduğu tüm bilgiye erişiminin sağlanması gibi pek çok gereksinim dahilinde bu tip çalışmalar gerçekleştirme ihtiyacı, kurumsal uygulamalar kullanan ve içerik yönetimi çözümlerini kurumsal platform olarak uygulayan firmaların bir sonraki aşama gereksinimi olacaktır.

Böylelikle veri giriş otomasyonu, kullanıcıya sunulan tek arayüz ve bilgiye hızlı erişim gibi verimliliğe yönelik getiriler elde edilecektir. Güvenlik ve yetkilendirme ve süreç verilerine doğru ve zamanında erişim gibi risk ve uyumluluk yönetimine yönelik faydalar sağlanacaktır. Müşteri ve çalışan memnuniyeti en önemli kazançlardan birisi olacaktır. Karar verme sürecinde gerekli bilgiye erişim, ölçülebilir süreçler ve iyileştirme olanakları ve değişimlere kolay adaptasyon gibi rekabete yönelik iyileştirmeler de yine bu tip uygulamaların temel getirileri arasındadır.

Ekim 2008


Go to top
DMC Firewall is a Joomla Security extension!